Projektstrukturplan – Eine kurze Einführung.

Das sagt der PMBOK dazu

„Eine ergebnisorientierte, hierarchische Aufteilung der vom Projektteam auszuführenden Arbeiten zur Erreichung der Projektziele (Umfang) und zur Erstellung der erforderlichen Ergebnisse.“

Es ist schwer zu verstehen, und selbst wenn man es versteht, ist man sich nicht sicher, warum man es benutzen soll oder wie man es benutzen soll.

Schauen Sie sich die untenstehende Projektstruktur an

Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Dokument und müssen darin nach etwas Bestimmtem suchen. Würden Sie es finden? Ja, sicher.

Aber es wird ein Albtraum sein, Hunderte von Seiten durchsuchen zu müssen.

Ein Projektstrukturplan gibt Ihnen einen kurzen Überblick darüber, wie das Projekt abgewickelt werden soll, und definiert jeden einzelnen Aspekt klar.

• Siehe auch: Der ultimative Leitfaden zum Erstellen einer Projektstruktur

Zunächst wird der Projektumfang definiert und der Projektstrukturplan (PSP) erstellt, wobei jedes einzelne Element im PSP-Wörterbuch detailliert erläutert wird.

Damit jeder Aspekt des Projekts klar ist und jedes am Projekt beteiligte Team seine Rolle und Verantwortlichkeiten kennt.

Lassen Sie uns das anhand von Beispielen verstehen.

Nehmen wir ein Regierungsprojekt für eine Hochstraße, das innerhalb eines Jahres fertiggestellt werden muss. Hunderte von Aufgaben müssen erledigt werden, bevor sie für die Öffentlichkeit zugänglich ist.

Für das Projekt werden Ingenieure , Arbeiter und Gerätebediener benötigt , und alle müssen zusammenarbeiten, damit das Projekt abgeschlossen werden kann.

Für die Errichtung der Stützpfeiler könnten einige Personen für die Bewehrung zuständig sein, während eine andere Person für das Mischen und Gießen des Betons verantwortlich sein könnte.

Kurz gesagt, wenn mehrere Gruppen an einem Teil der Arbeit beteiligt sind, wird es schwierig, diese zu koordinieren oder das Gesamtbild zu erfassen.

Versuchen wir, dies anhand eines weiteren Beispiels zu verstehen

Ein Unternehmen, das Motorräder herstellt, verfügt über viele komplexe Teile und muss effizient genug sein, um die Montagelinie am Laufen zu halten.

Die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen ist der Schlüssel zum Erreichen der Ziele, da jeder Fertigungsschritt von den anderen abhängt.

Mit dem WBS erhalten Sie einen kurzen Überblick darüber, worum es bei jeder Arbeitsphase geht.

Bevor Sie versuchen, einen Projektstrukturplan (PSP) zu erstellen, müssen Sie einige der mit dem PSP verbundenen Fachbegriffe kennen.

• Der Projektumfang umfasst die Arbeiten, die zur Erreichung des gewünschten Ergebnisses eines Projekts oder einer Dienstleistung erforderlich sind.
• Die Projektergebnisse sind das Resultat des Projekts.
• Das WBS-Wörterbuch ist ein detailliertes Dokument, das jedes Element des WBS erläutert. Ergebnisse und Umfang werden in jeder Phase definiert; bei Bedarf enthält es auch den Zeitplan und die Kosten der einzelnen Elemente.

Bevor ein Projektstrukturplan (PSP) erstellt wird, müssen einige Richtlinien befolgt werden, damit er erfolgreich ist.

• 100%-Regel: 
  
  Bei der Erstellung eines Projektstrukturplans (PSP) ist man oft versucht, jeden Aspekt des Projekts aufzunehmen – und das ist verständlich. Es ist jedoch wichtig, den PSP kurz und prägnant zu halten. Der Arbeitsaufwand auf jeder Ebene sollte 100 % des Arbeitsaufwands der darüberliegenden Ebene nicht überschreiten. Der Arbeitsumfang darf zudem auf keiner Ebene außerhalb des Projektumfangs liegen.

• Sich gegenseitig ausschließende Elemente. 
  
  Alle im Projektstrukturplan (PSP) enthaltenen Aufgaben müssen sich gegenseitig ausschließen und dürfen sich nicht überschneiden. Dadurch wird das Problem der Verantwortlichkeit gelöst. Außerdem wird sichergestellt, dass dieselbe Arbeit nicht doppelt ausgeführt wird und Doppelarbeit vermieden wird. Um dies zu gewährleisten, muss jedes Element unabhängig definiert werden können.

• Ergebnisorientierter Ansatz. 
  
  Jedes Element eines Projektstrukturplans (PSP) sollte ein Ergebnis und keine Maßnahme sein. Denn der Grundgedanke eines PSP ist seine Ergebnisorientierung.
  
  Die Produktstrukturplanung ist ein sehr gutes Beispiel für einen ergebnisorientierten Ansatz. Jedes Element in jeder Phase ist eine Komponente. Schauen Sie sich die Produktstrukturplanung eines Smartphones an.

  

• Codierungsschema 
  
  Die Elemente eines Projektstrukturplans (PSP) werden nach einem bestimmten Schema codiert, um das Verständnis seiner verschiedenen Aspekte zu erleichtern. Nach der Erstellung eines PSP wird ein PSP-Wörterbuch angelegt, das jedes Element detailliert beschreibt. Das Codierungsschema ist daher beim Durchsuchen des PSP-Wörterbuchs hilfreich. Wie in der Abbildung unten zu sehen ist, erfolgt die Nummerierung in jeder Phase nach dem Dezimalpunkt. Jedes neue Element in einer Phase wird entsprechend nummeriert.