Dauer, Arbeit und Einheiten im Projektmanagement verstehen

Zunächst einmal wollen wir verstehen, warum ein Zusammenhang zwischen der Dauer (D), der Arbeit (W) und ihren Zuteilungseinheiten (U) besteht.

Falls Sie sich bezüglich des Unterschieds zwischen Dauer und Arbeit noch unsicher sind, empfehle ich Ihnen, zuerst diesen Blogartikel zum Thema Dauer vs. Aufwand zu lesen

Nehmen wir an, Joe soll Vollzeit an einer Aufgabe arbeiten, die montags um 8 Uhr beginnt und freitags um 17 Uhr endet.

Die Dauer (D) beträgt 40 Stunden.

Die Zuteilungseinheiten (U) betragen 100 %, da Joe Vollzeit an dieser Aufgabe arbeitet.

Überlegen Sie einmal: Wenn Joe 40 Stunden Vollzeit an einer Aufgabe arbeitet, beträgt sein Arbeitsaufwand 40 Stunden, d. h. W muss 40 Stunden betragen. Es können nicht 20 oder 80 oder irgendetwas anderes sein.

Wenn Joe beispielsweise halbtags, also mit 50 % seiner Arbeitszeit, 40 Stunden lang (D) an der Aufgabe arbeitet, muss W 20 Stunden betragen. Es kann nicht 40, 10, 80 oder irgendein anderer Wert sein.

Die Formel lautet D x U = W

Im Klartext bedeutet dies, dass, wenn eine Ressource D Stunden arbeitet, aber nur U % dieser Zeit an einer Aufgabe arbeitet, der gesamte Arbeitsaufwand (Aufwand) für diese Aufgabe W Stunden beträgt.

Es ist logisch und intuitiv.

Das bedeutet auch, dass, wenn sich eine der Variablen D, W oder U ändert, mindestens eine andere geändert werden muss, um die Gleichheit zu wahren.

Sobald das klar ist, wird der Rest einfach. Falls Sie es also noch nicht verstanden haben, lesen Sie den obigen Abschnitt noch einmal.

Nehmen wir an, Sie erstellen für Joe eine Aufgabe, bei der er die nächste Woche Vollzeit arbeitet. Für diese Aufgabe gilt: U = 100 %, D = 40 Stunden und W = 40 Stunden.

Joe stellt klar und teilt Ihnen mit, dass die Aufgabe nur 20 Arbeitsstunden in Anspruch nehmen wird, nicht 40.

Wenn Sie W einfach auf 20 ändern, ohne sonst etwas anzupassen, liefert die Aufgabe inkonsistente Daten. U = 100 %, D = 40 Stunden und W = 20 Stunden. Das ergibt keinen Sinn.

Sie haben mindestens zwei Möglichkeiten:

• Die Dauer (D) auf 20 Stunden verkürzen
• die Zuteilung (U) auf 50 % reduzieren

Beide Varianten gewährleisten Konsistenz und sind korrekt.

Wenn Sie die Dauer auf 20 Stunden verkürzen, ist die Aufgabe früher erledigt, d. h. bis Mittwochmittag, d. h. sie dauert 2,5 Tage.

Wenn man die Arbeitseinheiten stattdessen auf 50 % reduziert, d. h. Joe an dieser Aufgabe nur halbtags arbeiten lässt, wird die Aufgabe weiterhin am Freitag um 17:00 Uhr abgeschlossen sein. Joe hat dann aber in diesem Zeitraum 50 % seiner Arbeitszeit für andere Aufgaben zur Verfügung.

Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool wie Microsoft Project oder Celoxis verwenden, versucht es, die Konsistenz anhand der Formel zu gewährleisten. Dazu ändert es eine der beiden anderen Größen. Und genau da wird es kompliziert.

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Versuchen wir, das jetzt zu verstehen.

Wenn sich D, U oder W ändert, fragt die Software Sie möglicherweise, was sie tun soll. In unserem vorherigen Beispiel würde sie Sie fragen, ob sie D oder U reduzieren soll, wenn Sie W auf 20 reduzieren.

Das kann jedoch ärgerlich sein und zu vielen überlasteten Projektmanagern führen. Es gibt einen einfacheren Weg, dieses Problem zu lösen.

Feste Arbeit, feste Dauer und feste Einheiten

Die meisten gängigen Projektmanagement-Tools ermöglichen es, eine Aufgabe einem dieser drei Typen zuzuordnen. Wie der Name schon sagt, gibt dies der Software vor, was nicht geändert werden soll.

Um beim obigen Beispiel zu bleiben: Wenn es sich bei unserer Aufgabe um eine Aufgabe mit fester Dauer handelt und wir den Aufwand auf 20 reduzieren, würde die Software U automatisch und ohne Rückfrage anpassen. Das heißt, die Zuteilung für Joe würde von 100 % auf 50 % reduziert.

Wenn es sich bei unserer Aufgabe stattdessen um eine Aufgabe mit „festen Einheiten“ handeln würde, würde die Software die Dauer verkürzen und das Enddatum der Aufgabe automatisch auf Mittwochmittag neu berechnen.

Wenn es sich bei unserer Aufgabe um eine „Fixed Work“-Aufgabe handeln würde, wüsste die Software nicht, welchen Wert von D oder U sie ändern solle, und würde daher ein Dialogfeld (oder etwas Ähnliches) anzeigen, in dem sie Sie fragt, was zu ändern ist.

Wenn Ihr Projektmanagement-Tool also nicht ordnungsgemäß funktioniert, überprüfen Sie dieses Attribut Ihrer Aufgabe. In Microsoft Project heißt es „Aufgabentyp“, in Celoxis „Terminplantyp“.

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Wann verwendet man was?

Das hängt von den Umständen ab, aber in den meisten Fällen wird der Aufwand für eine geplante Aufgabe als etwas festgelegt, das sich voraussichtlich am wenigsten ändert. Daher wählt man in diesem Fall „Feste Arbeit“ als Standardtyp.

In diesem Artikel haben wir versucht, den natürlichen Zusammenhang zwischen D, W und U zu verstehen und wie sich Änderungen der einen Größe auf die anderen auswirken. Wir haben außerdem die Notwendigkeit der Aufgabentypen „Feste Arbeit“, „Feste Dauer“ und „Feste Einheiten“ erläutert.