Comprender la duración, el trabajo y las unidades en la gestión de proyectos

Para empezar, entendamos por qué existe una relación entre la duración (D), el trabajo (W) y sus unidades de asignación (U).

Si aún no tienes claro la diferencia entre duración y trabajo, te sugiero que primero leas este sobre duración frente a esfuerzo .

Digamos que Joe tiene que trabajar a tiempo completo en una tarea que comienza el lunes a las 8 de la mañana y termina el viernes a las 5 de la tarde.

La duración (D) es de 40 horas.

Las unidades de asignación (U) son del 100% porque Joe trabaja a tiempo completo en esta tarea.

Ahora piénsalo: si Joe trabaja a tiempo completo durante 40 horas en una tarea, el esfuerzo que Joe realizará será de 40 horas; es decir, W tendrá que ser de 40 horas. No puede ser de 20, ni de 80, ni de ninguna otra cantidad.

De igual modo, si Joe trabaja media jornada, es decir, el 50% de la tarea durante 40 horas (D), W tendrá que ser de 20 horas. No puede ser 40, ni 10, ni 80, ni ninguna otra cantidad.

La fórmula es D x U = W

En términos sencillos, significa que si un recurso trabaja D horas, pero dedica solo el U% de ese tiempo a una tarea, entonces el trabajo total (esfuerzo) para esa tarea será de W horas.

Tiene sentido y además es intuitivo.

También significa que si alguno de D, W o U cambia, al menos otro debe cambiar para mantener la igualdad.

Una vez que esto quede claro, lo demás será fácil. Así que, si aún no lo has comprendido, vuelve a leer la sección anterior.

Ahora supongamos que creas una tarea para Joe en la que trabaja a tiempo completo durante la próxima semana. Para esta tarea, U = 100%, D = 40 horas y W = 40 horas.

Joe aclara y te informa que la tarea solo requerirá 20 horas de trabajo para completarse, no 40.

Si simplemente cambias W a 20 sin modificar nada más, la tarea tendrá datos inconsistentes. U = 100%, D = 40 horas y W = 20 horas. No tiene sentido.

Tienes al menos dos opciones:

• Reduzca la duración (D) a 20 horas
• reducir la asignación (U) al 50%

Ambas opciones mantendrán la coherencia y son correctas.

Si reduces la duración a 20 horas, la tarea terminará antes, es decir, antes del mediodía del miércoles, lo que significa que tardarás 2,5 días.

Si en lugar de eso se reducen las unidades al 50%, es decir, si Joe trabaja la mitad de su tiempo en esta tarea, esta seguirá terminando el viernes a las 5 p. m. Pero ahora Joe tiene un 50% de tiempo libre durante ese período para trabajar en otras tareas.

Cuando utilizas una herramienta de gestión de proyectos como Microsoft Project o Celoxis, esta intentará mantener la coherencia según la fórmula establecida. Para ello, modificará uno de los otros dos parámetros. Y ahí es donde surge la confusión.

También puedes consultar:

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Intentemos comprender eso ahora.

Cuando D, U o W cambian, el software podría preguntarle qué debería hacer. Por ejemplo, si reduce W a 20, le preguntaría si debería reducir D o U.

Pero eso podría resultar irritante y provocar que muchos gestores de proyectos se cansen. Existe una forma más sencilla de solucionar este problema.

Trabajo fijo, duración fija y unidades fijas

La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos más populares permiten asignar una tarea a uno de estos tres tipos. Como su nombre indica, esto le indica al software qué no debe modificar.

Siguiendo con el ejemplo anterior, si nuestra tarea fuera de "Duración Fija" y reducimos el esfuerzo a 20, el software reduciría U automáticamente sin preguntarnos. Es decir, cambiaría la asignación del 100% al 50% para Joe.

Si nuestra tarea fuera de "Unidades Fijas", el software reduciría la duración y recalcularía automáticamente la fecha de finalización de la tarea al miércoles a las 12 del mediodía.

Si nuestra tarea fuera una tarea de "Trabajo Fijo", el software no sabría cuál de D y U cambiar y, por lo tanto, mostraría un cuadro de diálogo (o algo equivalente) para preguntarle qué cambiar.

Si observa que su herramienta de gestión de proyectos no funciona correctamente, revise este atributo de su tarea. En Microsoft Project, se denomina "Tipo de tarea". En Celoxis, lo llamamos "Tipo de programación".

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¿Cuándo usar cada cosa?

Depende, pero en la mayoría de los casos, al planificar la tarea, se determina el esfuerzo necesario para que sea lo menos propenso a cambios. Por lo tanto, se utiliza "Trabajo fijo" como tipo predeterminado.

En este artículo, hemos intentado comprender la relación natural entre D, W y U, y cómo la modificación de uno afecta a los demás. También hemos comprendido la necesidad de contar con tareas de tipo «Trabajo fijo», «Duración fija» y «Unidades fijas».