La duración y el esfuerzo (también conocido como trabajo) son algunos de los temas más confusos en la gestión de proyectos. La mayoría de las personas confunden la duración con el tiempo transcurrido, y el resto con el esfuerzo. La mayoría de las preguntas en de Microsoft Project también tienen esta confusión como causa principal.
En este blog, analizaremos cómo comprender todos estos términos de forma práctica.
Duración
La duración es el tiempo de trabajo entre la fecha de inicio de una tarea y su fecha de finalización.
Digamos que Joe trabaja de 8 AM a 5 PM (8 horas) de lunes a viernes.
Supongamos que a Joe se le asigna una tarea que comienza el lunes a las 8 AM y termina el martes a las 5 PM. ¿Cuál es la duración?
El tiempo total de trabajo entre el inicio y el final es de 16 horas. Esa es la duración.
El tiempo transcurrido es de 33 horas. Esa no es la duración.
Duración en “días”
Ahora surge la siguiente duda: ¿cuál es la duración en "días"?
Duración = 16 h ÷ 24 h = 2/3 = 0,67 días?
¡Equivocado!
Nuevamente, queremos considerar el tiempo de trabajo, no el tiempo transcurrido. 24 son las horas transcurridas en un día. Las horas de trabajo son 8.
Para convertir 16 horas a días, divide 16 entre 8 = 2 días.
Si lo piensas bien, tiene sentido intuitivo: si te dicen que la duración es de 40 horas, esperarías que fueran 5 días (5 días laborables).
Entonces, la duración en días = duración en horas ÷ horas de trabajo en un día.
Algunas empresas trabajan 24 horas al día en turnos, pero prefieren "asumir" que 1 día equivale a 8 horas porque les resulta más lógico así.
En las herramientas modernas de gestión de proyectos , como Microsoft Project o Celoxis (la que desarrollamos nosotros), se puede introducir este número de conversión.
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Esfuerzo (también conocido como Trabajo)
Ahora abordemos la siguiente confusión: la diferencia entre duración y esfuerzo.
El esfuerzo es la cantidad total de tiempo que un recurso dedicará a trabajar en la tarea.
Si le decimos a Joe: dedica 2 horas diarias durante 5 días a la tarea T, le estamos pidiendo que dedique un total de 2 horas diarias x 5 días = 10 horas a esta tarea. La duración de esta tarea es de 5 días.
Espero que a estas alturas ya hayas comprendido la diferencia clave entre duración y esfuerzo. El concepto es el mismo en todos los programas de gestión de proyectos, incluidos Microsoft Project y Celoxis.
También puedes consultar:
- Los mejores competidores y alternativas a Microsoft Project en 2024
- 13 razones para no usar el software de gestión de proyectos de Microsoft
- Microsoft Planner vs. Project vs. Celoxis: ¿Qué herramienta es la mejor?
La duración, el esfuerzo y la asignación de recursos para una tarea están interrelacionados. He escrito otra entrada en mi blog donde explico esta relación . ¡Échale un vistazo!
Si tiene alguna pregunta o comentario, escríbalo en la sección de abajo.
Comentarios
3 respuestasUn blog interesante e informativo.
¡Excelente trabajo!
Me gustaría añadir mi granito de arena: "Duración transcurrida" es lo mismo que "Tiempo transcurrido".
"Si le decimos a Joe: dedica 2 horas diarias durante 5 días a la tarea T, le estamos pidiendo que dedique un total de 2 horas al día x 5 días = 10 horas a trabajar en esta tarea. La duración de esta tarea es de 5 días."
En esta sección se especifica la duración, pero no el esfuerzo. ¿Se calcula el esfuerzo por día para tareas que abarcan varios días? ¿El esfuerzo en el escenario mencionado anteriormente es de 2 horas o de 10 horas? Además, ¿qué sucede cuando se asignan varias personas a una tarea? Si se trata de una reunión de 1 hora para tres personas, ¿el esfuerzo es de 3 horas o de 1 hora?