El riesgo es una parte inherente a toda organización, independientemente de su tamaño o del sector en el que opere la empresa.
Todo equipo debe afrontar ciertos riesgos durante el desarrollo de un proyecto. Por ello, para mitigar los impactos negativos derivados de escenarios improbables, se desarrollan estrategias de gestión de riesgos
La gestión de riesgos no es un paso aislado, sino un plan continuo en el que hay que seguir trabajando a lo largo del proyecto.
Empecemos con,
¿Qué es la mitigación de riesgos?
Básicamente, la mitigación de riesgos reduce la probabilidad de que se produzca un riesgo determinado y, si se produce, intenta reducir las consecuencias derivadas del mismo.
Seguiremos un proceso de 3 pasos que nos ayudará a comprender la mitigación de riesgos.
- Identificación de riesgos
- Análisis y evaluación de riesgos
- Mitigación de riesgos
Identificación de riesgos:
Este es el primer paso hacia la mitigación de riesgos; aquí identificamos los riesgos asociados al proyecto, incluidos todos los riesgos mayores y menores.
Análisis y evaluación de riesgos:
El objetivo del análisis de riesgos es desglosar cada riesgo identificado en componentes más pequeños e intentar determinar su causa raíz.
Esto te ayuda a evitar riesgos similares, y la posibilidad de que se repitan disminuye drásticamente.
Por ejemplo, si tienes una cadena de restaurantes mexicanos y las ventas son bajas en algunos locales, puede deberse a varios factores. Podría ser por cambios en la calidad de los alimentos, malas experiencias de los clientes o que en la región no haya muchos amantes de la comida mexicana.
Desconoces el motivo, por lo que es importante analizar los riesgos que conlleva antes de abrir un restaurante en nuevas ubicaciones.
Otra ventaja de analizar los riesgos es que a menudo olvidamos que cada proyecto conlleva miles de riesgos. Dedicar todos los recursos a la gestión de riesgos no es una decisión acertada. Por lo tanto, es necesario elegir qué riesgos abordar.
Distribuir los riesgos facilita su análisis.
- Baja probabilidad, bajo impacto
- Alta probabilidad, bajo impacto
- Baja probabilidad, alto impacto
- Alta probabilidad, alto impacto
Baja probabilidad, bajo impacto
En muchos casos, se descartan los riesgos que tienen poco impacto y baja probabilidad, a menos que lo que está en juego sea demasiado importante.
En el lanzamiento de un transbordador espacial, se deben considerar todas las posibilidades, ya que incluso un pequeño error puede ocasionar pérdidas de miles de millones de dólares. Por otro lado, una empresa que produce miles de rodamientos diariamente puede permitirse el lujo de tener algunas piezas dañadas debido a imprecisiones en la maquinaria.
Varía de un proyecto a otro si merece la pena abordar los riesgos que conlleva o no.
Alta probabilidad, bajo impacto
Este tipo de riesgo tiene un impacto bajo en el proyecto, pero cuando se combinan, se puede observar un impacto significativo en el mismo.
En esta categoría se incluyen situaciones como cambios en el costo de la mano de obra, cambios en el costo de los materiales, cambios en el plazo de entrega y otras incertidumbres. Los riesgos de esta categoría generalmente se encuentran dentro de los límites naturales del proyecto.
Baja probabilidad, alto impacto
Este tipo de riesgos son los más difíciles de predecir debido a la falta de datos suficientes y fiables.
Por lo tanto, el equipo del proyecto debe definir métricas para abordar estos problemas. Si la probabilidad de ocurrencia es inferior al 1%, se puede optar por evitarlos. Todo depende de lo que esté en juego y de si el cliente está de acuerdo con el uso de métricas.
Alta probabilidad, alto impacto
En este caso, el director del proyecto o los propietarios del proyecto deben decidir si aceptan el riesgo o no, considerando tanto los beneficios como las consecuencias de su decisión.
Consideremos el ejemplo de una marca que quiere lanzar una campaña de marketing y tiene planes de realizar publicidad con conciencia social sobre un tema social. El resultado de esta campaña puede ir en dos direcciones:
- Una vez que la campaña tiene éxito, el anuncio se vuelve viral, impulsando las ventas de la empresa.
- En otros casos, el público lo interpreta de forma negativa y daña la imagen de la marca, con pérdidas que ascienden a millones de dólares.
El objetivo del análisis es reducir la incertidumbre en un proyecto. Con los datos obtenidos hasta la fecha, el equipo del proyecto puede formular una estrategia de mitigación de riesgos, además de estar atento a ciertos errores de marketing.
Mitigación de riesgos:
El objetivo de todo este proceso era controlar los riesgos potenciales del proyecto. Además, es necesario desarrollar un plan de acción específico en caso de que se presente un escenario improbable.
En la práctica, la mitigación de riesgos es más sencilla cuando estos se registran junto con las suposiciones, los problemas y las dependencias que pueden afectar la ejecución del proyecto. Un marco RAID en la gestión de proyectos proporciona a los equipos una forma estructurada de documentar estos factores, asignar responsabilidades, supervisar los cambios y vincular las acciones de mitigación con el plan general del proyecto.
- Evitación de riesgos
- Transferencia de riesgo
- Reducción de riesgos
- Aceptación de riesgos
Prevención de riesgos:
Cuando decides evitar un riesgo en particular, planificas una serie de acciones que garantizan que ese escenario nunca se produzca o modificas tu plan de tal manera que el evento nunca ocurra.
Es un plan de todo o nada. Un fabricante de motocicletas puede optar por quitar el faro de luz alta de sus motos para evitar accidentes o para asegurarse de que la intensidad del faro no deslumbre a los demás usuarios que vienen del carril contrario.
Transferencia de riesgos:
El mejor ejemplo de transferencia de riesgo es una póliza de seguro en la que se transfiere el riesgo de accidente (seguro de accidentes) a la compañía aseguradora.
Si nos fijamos en las estadísticas, es muy poco probable que tengas un accidente. Pero aun así, contratas un seguro por si acaso.
La prima por la transferencia de riesgos suele ser elevada y aumenta con la magnitud del riesgo. Si la estrategia es económica y equitativa, y ambas partes son conscientes de los riesgos que conlleva, puede ser una excelente opción.
Reducción de riesgos:
La reducción de riesgos es otra estrategia eficaz utilizada por los directores de proyecto o las empresas.
Un ejemplo clásico se observa en el mercado actual de smartphones, donde cada competidor representa un riesgo para tu negocio. Si vas a lanzar un nuevo smartphone, acelerar su producción y lanzarlo antes que la competencia puede darte una ventaja. Esto reduce significativamente el riesgo para tu empresa.
Aceptación del riesgo:
Esta es la última opción cuando no se puede evitar, transferir o reducir el riesgo; no queda más remedio que aceptarlo.
Esto implica que los riesgos son aceptables y no se pueden reducir más, y que todas las consecuencias se comprenden y se gestionan con claridad.
Conclusión:
Todo equipo debe ser consciente de los riesgos que implica la gestión de un proyecto. Por ello, al inicio de cada proyecto se asignan riesgos a los miembros del equipo. Al seguir un procedimiento estándar, resulta más fácil para el equipo tomar medidas correctivas.
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