Base de projet pour débutants

Le référentiel de projet est un outil permettant de comparer les performances réelles d'un projet aux valeurs prévues. Tout écart entre les résultats réels et les valeurs cibles est facilement repérable sur le diagramme de Gantt.

Au début de chaque projet, des données de référence sont définies et mises en œuvre après discussion avec les clients et les chefs de projet.

Des aspects tels que le coût, le calendrier et le périmètre sont essentiels pour évaluer la performance d'un projet à tout moment. Ainsi, chaque projet peut être défini comme suit :

• Référence de coûts
• Calendrier de référence
• Ligne de base de portée

Essayons de comprendre les bases une par une,

Référence des coûts :
Il s’agit du coût total du projet ou du budget approuvé d’un projet.

Calendrier de référence : –

Il comprend les dates de début et de fin d'un projet, ainsi que la durée pendant laquelle le projet doit être réalisé.

La zone grise du diagramme de Gantt représente le calendrier prévisionnel du projet. Si le projet est conforme aux prévisions, la zone grise coïncidera avec la zone bleue.

Référence de la portée : 

Chaque projet doit produire certains résultats, et son périmètre englobe tous les livrables. Le référentiel du périmètre comprend trois éléments : l’énoncé du périmètre, l’organigramme des tâches (WBS) et le dictionnaire WBS.

L'organigramme des tâches (WBS) est une décomposition hiérarchique des tâches d'un projet, et le WBS fournit des informations détaillées sur le WBS.

Les trois lignes de base, lorsqu'elles sont combinées, peuvent être utilisées pour l'évaluation des performances et sont appelées ligne de base de mesure des performances (PMB).

Exemple:- 

Essayons de comprendre la notion de référence de projet à l'aide d'un exemple.

Vous souhaitez aménager votre jardin et décidez d'embaucher quelques personnes pour réaliser les travaux. Vous définissez ensuite un budget, un calendrier et l'étendue du projet.

Supposons que vous soyez prêt à dépenser 5 000 $ et que vous soyez disponible pendant les deux premières semaines de septembre.
Dans ce cas, 5 000 $ constituent votre budget de référence et les deux premières semaines de septembre, votre calendrier de référence. Le périmètre du projet comprendra les livrables.

Établir une base de référence pour un projet est simple ; des outils comme Celoxis vous permettent de le faire sans difficulté. Il vous suffit de sélectionner le projet à référencer et de cliquer sur l’option « Établir la base de référence ».

Pour en savoir plus sur la manière d'établir une base de référence pour un projet, vous pouvez consulter notre article ici.

La question principale est de savoir si l'on a réellement besoin d'une base de référence. Et si l'on en a une, quel en serait l'intérêt ? Pour bien comprendre ces questions, examinons les avantages.

Évaluation des performances : 

Nous suivons les performances dans tous les aspects de notre vie, et le suivi des performances d'un projet est d'une importance capitale.

Supposons que votre projet soit en bonne voie pour être terminé en un mois. Mais le délai de référence prévu est de 20 jours. Dans ce cas, vous devez accélérer les tâches pour éviter de dépasser l'échéance.

La comparaison des progrès réels avec le scénario de référence permet de constater l'écart entre les résultats réels du projet et le scénario de référence initial.

L'absence d'une indication claire de la situation de référence permettant de vérifier si le projet est sur la bonne voie crée un en cascade , ce qui entraîne un comportement incontrôlé du projet.

Bien souvent, lorsque les chefs de projet travaillent dans un environnement contrôlé, le respect des délais est crucial. Il est essentiel de garantir la livraison du projet dans les temps et le budget impartis. Par conséquent, une base de référence de projet peut constituer un outil de gestion de projet pour atteindre ces objectifs.