Eine gemeinnützige Organisation kann geförderte Programme, Spendenkampagnen, Öffentlichkeitsarbeit, interne Abläufe und ein Team aus Festangestellten, Auftragnehmern und Freiwilligen haben – allesamt mit unterschiedlichen Fristen, Förderern und Berichtspflichten. Die Schwierigkeit besteht nicht nur in der Aufgabenverfolgung. Es geht vielmehr darum zu verstehen, welche Arbeit geleistet wird, wer die Kapazitäten dafür hat, welche Projekte voneinander abhängen, wohin die zweckgebundenen Mittel tatsächlich fließen, welche Initiativen gefährdet sind, ob die Meilensteine der Fördermittel erreicht werden und welche Informationen Vorstand, Geschäftsführung und Förderer jeweils benötigen.
Die richtige Software hängt weniger von der Plattform mit dem umfangreichsten Funktionsumfang ab, sondern vielmehr von der tatsächlichen Komplexität der gemeinnützigen Organisation. Selbst wenn beide nach derselben Liste „Beste Projektmanagement-Software für gemeinnützige Organisationen“ suchen, haben eine ehrenamtlich geführte Bürgerinitiative und eine gemeinnützige Organisation mit sechs regionalen Programmen und gemeinsamem Personal sehr unterschiedliche Bedürfnisse.
Dieser Überblick beinhaltet, was gemeinnützige Projektmanagement-Software eigentlich ist, wie sich gemeinnützige Abläufe von normalen kommerziellen Projektarbeiten unterscheiden, ein Rahmenwerk für kostenlose, vergünstigte und kostenpflichtige Angebote, verifizierte Preisinformationen für 8 Plattformen und eine pragmatische Entscheidungscheckliste.
Was ist Projektmanagement-Software für gemeinnützige Organisationen?
Software für das Projektmanagement gemeinnütziger Organisationen ermöglicht die Planung, Zuweisung, Nachverfolgung und Berichterstattung über Arbeitsabläufe in Programmen, Förderprojekten, Spendenaktionen, im operativen Geschäft und anderen missionsbezogenen Projekten. Sie bietet Mitarbeitern, Freiwilligen und Führungskräften ein gemeinsames Verständnis darüber, was von wem bis wann und zu welchen Kosten getan wird.
Einfache Aufgabenlisten oder gemeinsam genutzte Tabellenkalkulationen eignen sich zwar zur Verfolgung einzelner Aufgaben, stoßen aber an ihre Grenzen, sobald eine gemeinnützige Organisation mehrere Projekte gleichzeitig betreut. Projektmanagement-Software ist darauf ausgelegt, komplexe Zusammenhänge zu bewältigen. Tabellenkalkulationen wurden nicht für die mehrerer Projekte und Programme, Aufgabenabhängigkeiten, Personal- und Freiwilligenkapazitäten über verschiedene Projekte hinweg, Budgets, die an bestimmte Fördermittel oder Fonds gebunden sind, Meilensteine mit Berichtsfristen und Dashboards, die all dies für unterschiedliche Zielgruppen zusammenfassen, konzipiert.
Um es genauer zu sagen: Diese Softwarekategorie ist nicht Teil von Projektmanagement-Software. Projektmanagement-Software ist typischerweise keine Spender-CRM-Software, Fundraising-Software, Buchhaltungssoftware oder ein spezielles Fördermittelverwaltungssystem, auch wenn sie möglicherweise Daten von solchen Systemen senden oder empfangen muss.
| System | Hauptzweck |
|---|---|
| Projektmanagement-Software | Planung und Durchführung von Arbeiten |
| CRM-/Spendersystem | Spenderbetreuung und Beziehungsmanagement |
| Buchhaltungssystem | Finanzbuchhaltung |
| Zuschussverwaltungssystem | Verwaltung des gesamten Fördermittellebenszyklus und der Einhaltung der Vorschriften |
| Freiwilligenmanagementsystem | Verwaltung von Freiwilligendaten und Einsatzplanung |
Warum gemeinnützige Organisationen ein anderes Projektmanagement-Framework benötigen
Gemeinnützige Organisationen wenden keine grundlegend anderen Projektmanagementprinzipien an als kommerzielle Teams – die Kernpraktiken der Planung, Terminierung, Nachverfolgung und Berichterstattung bleiben bestehen. Der Unterschied liegt in den zusätzlichen Rahmenbedingungen und Stakeholdern, die die Arbeit beeinflussen.
- Finanzierungsengpässe – Budgets sind oft begrenzt, an eine bestimmte Förderung gebunden oder auf definierte Leistungen beschränkt. Ein Projektmanager kann Ausgaben nicht einfach so umverteilen wie ein kommerzielles Team.
- Mehrere Interessengruppen mit unterschiedlichen Transparenzbedürfnissen – Vorstandsmitglieder, Spender, Begünstigte, Mitarbeiter, Freiwillige, Auftragnehmer und Partnerorganisationen benötigen möglicherweise alle Einblick in die gleiche zugrunde liegende Arbeit, aber selten die gleiche Sichtweise.
- Begrenzte Personalstärke – Derselbe Programmmanager oder Koordinator betreut oft zwei oder drei Initiativen gleichzeitig, was die Transparenz der Kapazitäten wichtiger macht als in Organisationen, in denen die Rollen eng umrissen sind.
- Freiwillige Beteiligung – Freiwillige benötigen häufig einen unkomplizierten, reibungslosen Zugang anstelle einer vollwertigen, kostenpflichtigen Lizenz – ein Faktor, der die Softwarekosten mit zunehmender Anzahl der Mitwirkenden erheblich beeinflusst.
- Fristen für Fördermittel – Das Verpassen eines Projektmeilensteins ist nicht nur ein Terminproblem; es kann sich auch auf einen Compliance-Bericht oder die Entscheidung des Geldgebers über den nächsten Förderzyklus auswirken.
- Mission versus Kapazität – Die Führungsebene muss regelmäßig strategisch wichtige Initiativen gegen einen festen Pool an Personalzeit und Finanzmitteln abwägen, was eher einer Portfolio-Priorisierung als einem einfachen Aufgabenmanagement entspricht.
- Berichtspflichten – Führungskräfte, Vorstände und Geldgeber benötigen in der Regel unterschiedliche Detailebenen der gleichen zugrunde liegenden Projektdaten; ein operatives Dashboard für einen Programmmanager sieht ganz anders aus als eine Meilensteinübersicht für einen Geldgeber.
Kostenlose, vergünstigte und kostenpflichtige Projektmanagement-Software für gemeinnützige Organisationen
| Option | Am besten geeignet für | Hauptvorteil | Wesentliche Einschränkung |
|---|---|---|---|
| Frei | Kleine gemeinnützige Organisationen mit einfachen Projektanforderungen | Geringe oder keine Softwarekosten | Vorausschauende Planung, Ressourcenmanagement , Berichterstattung oder Governance können eingeschränkt sein. |
| Ermäßigung für gemeinnützige Organisationen | Förderberechtigte gemeinnützige Organisationen, die mehr Leistungsfähigkeit zu geringeren Kosten anstreben | Zugang zu kostenpflichtigen Funktionen zum reduzierten Preis | Die Teilnahmebedingungen, Rabatthöhen und enthaltenen Tarife variieren je nach Anbieter |
| Bezahlter Profi | Gemeinnützige Organisationen, die mehrere Projekte, Teams oder Programme verwalten | Verbesserte Planung, Arbeitsabläufe, Ressourcenverwaltung und Berichterstattung | Laufende Abonnementkosten |
| Enterprise / PPM | Größere oder komplexere gemeinnützige Organisationen, die Portfolios, Programme, Ressourcen oder die Transparenz der Finanzierung verwalten | Portfolio-Governance, Kapazitätsplanung , Finanzcontrolling und organisationsweite Berichterstattung | Erfordert in der Regel einen höheren Investitions-, Konfigurations- und Implementierungsaufwand |
Für gemeinnützige Organisationen, die ein oder zwei einfache Projekte mit einem kleinen Team durchführen, kann ein kostenloser Tarif völlig ausreichen. Tarife mit Sonderkonditionen für gemeinnützige Organisationen sind sinnvoll, sobald die Organisation Funktionen wie Zeitachsen, benutzerdefinierte Felder oder Berichte benötigt, aber dennoch die Kosten im Blick behalten möchte. Kostenpflichtige Professional-Tarife eignen sich für Organisationen, die mehrere Projekte parallel betreuen und dabei Abhängigkeiten und Berichtsanforderungen haben. Enterprise- oder Portfolio-Projektmanagementsysteme (PPM) werden relevant, sobald eine gemeinnützige Organisation mehrere Programme verwaltet, die um dieselben Mitarbeiter, Budgets und die Aufmerksamkeit der Führungsebene konkurrieren. Dann verschiebt sich die Kernfrage von „Ist die Aufgabe erledigt?“ hin zu „Welche Programme verdienen die vorhandenen Ressourcen?“.
8 der besten Projektmanagement-Software-Optionen für gemeinnützige Organisationen
Es gibt kein universelles, optimales Tool für jede gemeinnützige Organisation. Die richtige Wahl hängt von der Teamgröße, der Projektkomplexität, den Berichtsanforderungen, dem Budget, der Anzahl der Freiwilligen oder Spender und davon ab, ob die Organisation einfaches Aufgabenmanagement oder eine umfassende Portfolio-Steuerung benötigt. Ein Tool, das sich hervorragend für eine fünfköpfige, lokale gemeinnützige Organisation eignet, die eine Kampagne betreut, kann für eine Organisation mit acht regionalen Programmen, gemeinsamem Personal und begrenzten Budgets ungeeignet sein – und umgekehrt.
Vergleich auf einen Blick
| Software | Empfohlen am besten geeignet für | Hauptstärke | Typische Passform |
|---|---|---|---|
| Celoxis | Komplexe Projekte, Programme und Portfolios | Portfolio-, Ressourcen-, Finanz- und Projektmanagement | Gemeinnützige Organisationen, die ein stärkeres Projektmanagementbüro (PMO), mehr Ressourcen, ein besseres Berichtswesen oder eine optimierte Portfoliokontrolle benötigen |
| monday.com | Flexible Arbeitszeiten & Projektmanagement | Visuelle, anpassbare Arbeitsabläufe | Von kleinen bis hin zu großen Teams, die eine flexible Arbeitszeiterfassung wünschen |
| Asana | Bereichsübergreifendes Projekt- und Arbeitsmanagement | Aufgabenkoordination, Arbeitsabläufe, Ziele und Zusammenarbeit | Kleine bis große Teams, die die Zusammenarbeit managen |
| ClickUp | All-in-One-Arbeitsmanagement | Umfassende Projekt-, Aufgaben-, Dokumenten-, Zeit- und Workflow-Funktionen | Kleine und wachsende Organisationen, die viele Funktionen in einem Arbeitsbereich benötigen |
| Trello | Einfaches visuelles Projekt- und Aufgabenmanagement | Leicht verständliche Kanban-Boards | Kleine Teams und gemeinnützige Organisationen mit unkomplizierten Arbeitsabläufen |
| Smartsheet | Strukturiertes Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement | Tabellenkalkulationsbasierte Planung mit Automatisierung und Berichtswesen | Mittelgroße und größere Organisationen, die ein strukturiertes, skalierbares Arbeitsmanagement benötigen. |
| Airtable | Kundenspezifische Arbeitsabläufe und Projektverfolgung | Flexible relationale Daten und anpassbare Arbeitsabläufe | Teams, die maßgeschneiderte Prozesse rund um strukturierte Daten entwickeln möchten |
| Basislager | Unkomplizierte Projektkoordination | Zentralisierte Kommunikation , Aufgaben- und Projektorganisation | Kleine und verteilte Teams, die eine einfache Koordination wünschen |
1. Celoxis
Ideal für: Gemeinnützige Organisationen, die komplexe Programme, Portfolios, gemeinsam genutzte Ressourcen und Projektfinanzen verwalten.
Celoxis ist eine Projekt- und Portfoliomanagement- Plattform (PPM), die besonders relevant ist, wenn Organisationen mehrere Projekte, gemeinsam genutzte Ressourcen, Finanzen und Portfolioberichte koordinieren müssen. Sie wurde zwar nicht speziell für gemeinnützige Organisationen entwickelt, ihre Funktionen decken aber mehrere wiederkehrende operative Herausforderungen dieser Organisationen ab: die Übersicht über verschiedene Programme, das Verständnis der Ressourcenkapazität, die Verfolgung geplanter und tatsächlicher Projektkosten sowie die Bereitstellung aussagekräftiger Einblicke für verschiedene Stakeholder in die jeweilige Arbeit.
Warum es für gemeinnützige Organisationen geeignet ist: Gemeinnützige Organisationen, die mehrere Programme gleichzeitig durchführen, wie z. B. Bildungsangebote, Öffentlichkeitsarbeit und Spendenkampagnen, haben oft Schwierigkeiten, den Überblick darüber zu behalten, ob ein einzelnes Programm Personalressourcen oder Budget bindet, die anderweitig benötigt werden. Celoxis bietet Portfolio-Dashboards für projektübergreifende Transparenz, während die Ressourcenmanagement-Funktionen Teams dabei helfen, Arbeitsbelastung und Kapazitäten über verschiedene Personen, Rollen und Teams hinweg zu bewerten.
Eine gemeinnützige Organisation könnte beispielsweise die Arbeitslastansichten nach Abteilungen konfigurieren, sodass ein Betriebsleiter die Gesamtkapazität des Personals über alle Programme hinweg prüfen kann, bevor er sich zu einem neuen Projekterfolg verpflichtet. Dies ist ein beispielhafter Anwendungsfall und keine dokumentierte Kundenimplementierung.
Hauptmerkmale:
- Gantt-basierte Terminplanung mit Abhängigkeiten, kritischen Pfaden und Baselines
- Projektportfoliomanagement mit aggregierten Dashboards und Drilldown-Berichten
- Ressourcen- und Kapazitätsmanagement unter Berücksichtigung von Rollen, Fähigkeiten, Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit
- Projektbudgets, Kostenverfolgung und Soll-Ist-Vergleich
- Risiko- und Eingangsmanagement sowie konfigurierbare Workflow-Apps für Prozesse wie Genehmigungen und Problemverfolgung
- Kundenportale und Lesezugriffsoptionen für Stakeholder mit unterschiedlichen Beteiligungsbedürfnissen
Stärken:
- Hohe Transparenz auf Portfolioebene über mehrere parallel laufende Projekte hinweg
- Verbindet Terminplanung, Ressourcenplanung, Projektfinanzen, Governance und Reporting in einer Plattform
- Unterschiedliche Benutzerzugriffsoptionen können Führungskräfte, Kunden, Vorstandsmitglieder oder andere Stakeholder unterstützen, die keine vollständigen Projektmanagementberechtigungen benötigen
Einschränkungen:
- Erfordert mehr Einrichtung und Konfiguration als ein einfaches Aufgaben- oder Kanban-Tool
- Organisationen mit vielen Nutzern sollten bei der Berechnung der Gesamtkosten die verschiedenen Lizenztypen berücksichtigen
- Celoxis bietet Rabatte für gemeinnützige Organisationen an, die Höhe des Rabatts wird jedoch nicht öffentlich bekannt gegeben und erfordert eine Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen
Ziehen Sie es in Betracht, wenn: Ihre gemeinnützige Organisation mehrere Programme, Zuschüsse oder Projekte gleichzeitig verwaltet, Personal über verschiedene Initiativen hinweg teilt und die Führungsebene Zeitpläne, Budgets, Kapazitäten und Projektstatus einsehen muss, ohne Informationen manuell aus verschiedenen Tools zusammentragen zu müssen.
2. monday.com
Ideal für: Gemeinnützige Organisationen, die ein flexibles, visuelles Projekt- und Arbeitsmanagement wünschen.
monday.com organisiert Arbeitsabläufe mithilfe von individuell anpassbaren Boards, Ansichten, Dashboards, Formularen und Automatisierungen. Der visuelle Ansatz eignet sich besonders für Teams von gemeinnützigen Organisationen, die Workflows für Programme, Kampagnen, operative Abläufe oder interne Anfragen konfigurieren möchten, ohne eine starre Projektmanagementstruktur einzuführen.
Warum es für gemeinnützige Organisationen geeignet ist: Gremien lassen sich auf einzelne Programme, Kampagnen, Abteilungen oder wiederkehrende Prozesse zuschneiden. Arbeitsformulare erfassen Informationen wie Freiwilligenbewerbungen oder interne Anfragen und wandeln diese in Tagesordnungspunkte um, während Automatisierungen Aufgaben zuweisen, Benachrichtigungen versenden, Status ändern oder Elemente durch einen Workflow bewegen können.
Berechtigte gemeinnützige Organisationen erhalten derzeit 10 kostenlose Pro-Lizenzen. Weitere Lizenzen werden vergünstigt angeboten, und monday.com bietet qualifizierten Organisationen außerdem einen vergünstigten Enterprise-Zugang.
Hauptmerkmale:
- Anpassbare Boards und mehrere Projektansichten
- Dashboards, die Informationen aus mehreren Boards zusammenführen
- Automatisierungen und Integrationen ohne Programmierung unterliegen den im jeweiligen Tarif festgelegten monatlichen Aktionslimits
- Arbeitsformulare für Anfragen, Anträge, Feedback und andere Aufnahmeprozesse
- Ansichten zum Arbeitslast- und Ressourcenmanagement
- Gantt-Diagramme, Abhängigkeiten, Meilensteine und Projekt-Dashboards
- Zeiterfassung in den Pro- und Enterprise-Tarifen
- Diagramme und Berichts-Widgets
Stärken:
- 10 kostenlose Pro-Lizenzen für berechtigte gemeinnützige Organisationen
- Flexible visuelle Benutzeroberfläche, die verschiedene Teams und Arbeitsabläufe unterstützt
- Leistungsstarke Formulare und Automatisierungsfunktionen für wiederkehrende Erfassungs-, Zuweisungs- und Nachverfolgungsprozesse
- Für berechtigte gemeinnützige Organisationen sind vergünstigte Zusatzplätze erhältlich
Einschränkungen:
- Automatisierungs- und Integrationsmaßnahmen sind gemäß dem ausgewählten Plan begrenzt
- Organisationen mit fortgeschrittener Portfolio-Governance, detaillierter Kapazitätsplanung oder komplexen projektfinanziellen Anforderungen sollten die Fähigkeiten dieser Plattform sorgfältig mit denen dedizierter PPM-Plattformen vergleichen
- Gemeinnützige Organisationen müssen ihre Berechtigung jedes Jahr erneut bestätigen, um weiterhin die vergünstigten Preise für gemeinnützige Organisationen in Anspruch nehmen zu können
Ziehen Sie es in Betracht, wenn: Ihre gemeinnützige Organisation ein flexibles, visuelles Arbeitsmanagement für Projekte, Programme, Kampagnen oder operative Arbeitsabläufe wünscht und von monday.comden 10 kostenlosen Pro-Lizenzen von
3. Asana
Ideal geeignet für: Bereichsübergreifende Projekt- und Arbeitskoordination in gemeinnützigen Organisationen.
Asana ist eine Arbeitsmanagement-Plattform, die auf Aufgaben, Projekten, Arbeitsabläufen und teamübergreifender Koordination basiert. Teams können ihre Arbeit mithilfe von Listen, Boards, Zeitleisten/Gantt-Diagrammen und anderen Ansichten organisieren. Dies ist besonders nützlich, wenn eine gemeinnützige Initiative mehrere Abteilungen wie Fundraising, Kommunikation, operative Tätigkeiten und Programmdurchführung umfasst.
Warum es für gemeinnützige Organisationen geeignet ist: Asana unterstützt Teams bei der Koordination gemeinsamer Kampagnen und Programme und bietet Managern einen Überblick über verwandte Projekte. Portfolios fassen mehrere Projekte für ein umfassenderes Monitoring zusammen, während Formulare die Eingabe von Anfragen wie Freiwilligenbewerbungen, Veranstaltungsvorschlägen oder internen Arbeitsaufträgen in ein Projekt standardisieren. Regeln automatisieren Routineaufgaben wie die Zuweisung von Aufgaben, die Aktualisierung von Feldern oder die Weiterleitung von Arbeitsvorgängen.
Hauptmerkmale:
- Aufgaben- und Projektmanagement mit Abhängigkeiten und Meilensteinen
- Projektansichten im Listen-, Board-, Zeitleisten- und Gantt-Stil
- Formulare für standardisierte Anfrage- und Aufnahmeprozesse
- Regeln und Workflow-Automatisierung
- Portfolios zur Überwachung von Projektgruppen
- Ziel- und Reporting-Dashboards
- Funktionen für Arbeitslast- und Ressourcenmanagement in höherwertigen Tarifen
- Zeiterfassung, Stundenzettel und budgetbezogene Funktionen in unterstützten Tarifen
Stärken:
- Starke Aufgaben-, Abhängigkeits- und teamübergreifende Koordination
- Flexible Projektansichten für unterschiedliche Arbeitsweisen
- Formulare und Regeln helfen bei der Standardisierung wiederkehrender Aufnahmeprozesse und Arbeitsabläufe
- Portfolios können einen nützlichen Überblick über mehrere Programme oder Initiativen hinweg bieten
- Ein kostenloser Personal-Tarif eignet sich für kleine Teams mit grundlegenden Projektmanagement-Anforderungen
- Berechtigte gemeinnützige Organisationen können vergünstigte kostenpflichtige Tarife erhalten
Einschränkungen:
- Portfolios, Ziele, erweiterte Berichtsfunktionen und umfassendere Ressourcenmanagement-Funktionen erfordern höherwertige Pläne
- Rabatte für gemeinnützige Organisationen unterliegen bestimmten Teilnahmebedingungen und Ausschlusskriterien
- Organisationen, die eine anspruchsvolle Portfolio-Ressourcenplanung, Projektbuchhaltung oder detaillierte Finanzkontrollen benötigen, sollten Asana sorgfältig mit spezialisierten PPM-Plattformen vergleichen
Ziehen Sie es in Betracht, wenn: mehrere Abteilungen gemeinsame Kampagnen, Programme oder operative Arbeiten koordinieren müssen und Sie ein starkes Aufgabenmanagement, Abhängigkeiten, Aufnahme-Workflows und projektübergreifende Transparenz wünschen.
4. ClickUp
Ideal für: Gemeinnützige Organisationen, die eine breite Funktionalität für Aufgaben, Dokumente und Dashboards in einem einzigen Arbeitsbereich benötigen.
ClickUp bündelt Aufgabenmanagement, Dokumente, Zielverfolgung und Dashboards, wodurch sich die Anzahl der separaten Tools, mit denen ein kleines operatives Team jonglieren muss, reduzieren kann.
Warum es für gemeinnützige Organisationen funktionieren kann: Mit benutzerdefinierten Feldern und Formeln lassen sich Dinge wie ehrenamtliche Arbeitsstunden oder gesammelte Spenden berechnen und darüber berichten, und in Docs können neben dem Aufgabenboard auch Standardarbeitsanweisungen oder Schulungsmaterialien gespeichert werden.
Wichtigste Funktionen: Aufgabenlisten und -boards, Dokumente, Ziele, anpassbare Dashboards, Zeiterfassung, Formulare und ein dauerhaft kostenloser Tarif.
Stärken: sehr breites Funktionsspektrum für den Preis; wirklich brauchbare kostenlose Version; flexible benutzerdefinierte Felder zur Erfassung missionsspezifischer Kennzahlen.
Einschränkungen: Der Umfang kann eine steilere Lernkurve bedeuten; der Rabatt für gemeinnützige Organisationen wird nicht veröffentlicht, sodass die genauen Einsparungen erst nach der Antragstellung bekannt sind; umfangreiche Anpassungen können einen laufenden Verwaltungsaufwand erfordern.
Ziehen Sie es in Betracht, wenn: Ihr Team Aufgaben, Dokumente und Dashboards in einem Arbeitsbereich benötigt und sich mit der Konfiguration der Plattform wohlfühlt.
5. Trello
Ideal für: Kleine gemeinnützige Organisationen, die eine einfache, visuelle Projekt- und Aufgabenverwaltung wünschen.
Trello organisiert die Arbeit mithilfe von Boards, Listen und Karten und ermöglicht es Teams so, relativ einfach zu erkennen, was zu tun ist, was gerade bearbeitet wird und was bereits erledigt ist. Die visuelle Struktur eignet sich gut für gemeinnützige Organisationen, die unkomplizierte Kampagnen, Veranstaltungen, Freiwilligenprojekte oder interne Projekte verwalten.
Warum es für gemeinnützige Organisationen geeignet ist: Gemeinnützige Organisationen können schnell ein Board für Spendenkampagnen, Fördermittelprozesse, Veranstaltungen oder Freiwilligenprogramme erstellen. Trello bietet außerdem speziell für gemeinnützige Organisationen entwickelte Vorlagen für Projekt- und Fördermittelmanagement. Die integrierte Automatisierung übernimmt wiederkehrende Aufgaben wie das Zuweisen von Mitgliedern, das Verschieben von Karten, das Festlegen von Fälligkeitsterminen oder das Versenden von Erinnerungen.
Hauptmerkmale:
- Kanban-ähnliche Boards, Listen und Karten
- Checklisten, Fälligkeitstermine, Mitglieder, Etiketten und benutzerdefinierte Felder
- Integrierte No-Code-Automatisierung durch Trello Automation/Butler
- Leistungssteigerungen und Integrationen mit externen Tools
- Zusätzliche Ansichten wie Tabelle, Kalender, Zeitleiste und Dashboard in unterstützten Tarifen
- Vorlagen für Projektmanagement, Fördermittelmanagement und andere Arbeitsabläufe
Stärken:
- Einfache visuelle Benutzeroberfläche, die Teams schnell erlernen können
- Hervorragend geeignet für unkomplizierte Aufgaben- und Projektabläufe
- Integrierte Automatisierung für wiederkehrende Arbeiten
- Großes Ökosystem an Power-Ups und Integrationen
Einschränkungen:
- Erweiterte Ansichten und administrative Funktionen erfordern kostenpflichtige Abonnements
- Automatisierungsmöglichkeiten und verfügbare Funktionen variieren je nach Tarif
- Organisationen mit komplexer Ressourcenkapazitätsplanung, detailliertem Finanzmanagement oder hochstrukturierter Portfolio-Governance sollten prüfen, ob Trello für ihre Anforderungen ausreichend detailliert ist
- Rabatte für gemeinnützige Organisationen unterliegen bestimmten Anspruchsvoraussetzungen
Ziehen Sie es in Betracht, wenn: Ihre gemeinnützige Organisation ein leicht verständliches visuelles Werkzeug für Kampagnen, Veranstaltungen, Freiwilligenkoordination, Fördermittel oder andere relativ unkomplizierte Projektabläufe benötigt.
6. Smartsheet
Ideal für: Tabellenkalkulationsorientierte Teams in gemeinnützigen Organisationen, die strukturierte Projekt-, Programm- und Berichtsfunktionen wünschen und gleichzeitig eine vertraute, rasterbasierte Arbeitsweise beibehalten möchten.
Smartsheet kombiniert eine tabellenkalkulationsähnliche Rasteransicht mit Projektansichten, Formularen, Berichten, Dashboards, Formeln und Workflow-Automatisierung. Dadurch ist es besonders attraktiv für Teams aus den Bereichen Betrieb, Finanzen oder Programmentwicklung, die zwar gerne mit Zeilen und Spalten arbeiten, aber eine strukturiertere Zusammenarbeit und ein effizienteres Projektmanagement benötigen, als es herkömmliche Tabellenkalkulationen bieten.
Warum es für gemeinnützige Organisationen geeignet ist: Teams können Tabellen zur Verwaltung von Fördermitteln, Programmen, Budgets, Kampagnen oder operativen Aufgaben nutzen, während Formulare eingehende Anfragen standardisieren und automatisierte Workflows Genehmigungen, Benachrichtigungen und wiederkehrende Prozessschritte übernehmen können. Berichte können Informationen aus mehreren Tabellen zusammenführen, und Dashboards bieten Stakeholdern einen konsolidierten Überblick über den Projekt- oder Programmstatus.
Ein Team für die Fördermittelverwaltung könnte beispielsweise Fristen, Verantwortliche, budgetbezogene Felder und Genehmigungsschritte in strukturierten Tabellen erfassen und die relevanten Informationen anschließend in Berichten und Dashboards für die Führungsebene zusammenführen. Dies ist ein beispielhafter Anwendungsfall und keine dokumentierte Kundenimplementierung.
Hauptmerkmale:
- Raster-, Gantt-, Tafel-, Kalender- und andere Projektansichten
- Tabellenbasierte Projekt- und Arbeitsverfolgung
- Querschnittsberichte und konsolidierte Dashboards
- Formulare für die strukturierte Datenerfassung und Datenerhebung
- Automatisierte Arbeitsabläufe für Genehmigungen, Benachrichtigungen, Zuweisungen und Aktualisierungen
- Formeln, Abhängigkeiten, Baselines und Funktionalität des kritischen Pfads
- Workload-Tracking in unterstützten Business-Tarifen
- Portfolio- und Szenarioplanungsfunktionen auf Enterprise
- Erweiterte Kapazitätsplanung, Zeiterfassung, kompetenzbasierte Aufgabenverteilung und Ressourcenberichterstattung durch Ressourcenmanagement von Smartsheet
Stärken:
- Vertrautes, rasterbasiertes Modell für Teams, die mit Tabellenkalkulationen vertraut sind
- Starke tabellenübergreifende Berichts- und Dashboard-Funktionen
- Flexible Formulare und Workflow-Automatisierung für operative Prozesse
- Unterstützt mehrere Projektansichten jenseits des traditionellen Rasters
- Lässt sich durch übergeordnete und zusätzliche Funktionen auf Portfolio- und Ressourcenmanagement-Anwendungsfälle skalieren
Einschränkungen:
- Einige erweiterte Portfolio- und Ressourcenplanungsfunktionen erfordern Enterprise-Pläne oder Premium-Add-ons
- Teams, die lediglich einfache Aufgaben- oder Kanban-Verwaltung , könnten die Plattform als zu umfangreich empfinden.
- Die Preise für Ressourcenmanagement variieren und müssen von Smartsheet für detaillierte Preisinformationen angefordert werden
- Ein fester öffentlicher gemeinnütziger Rabattsatz wurde auf den überprüften offiziellen Seiten nicht klar angegeben
Ziehen Sie es in Betracht, wenn: Ihre gemeinnützige Organisation bereits stark auf Tabellenkalkulationen angewiesen ist, aber eine strukturiertere Projektverfolgung, automatisierte Arbeitsabläufe, projektübergreifende Berichterstattung und die Möglichkeit wünscht, bei wachsendem Bedarf auch die Portfolio- oder Ressourcenplanung zu erweitern.
7. Airtable
Ideal für: Gemeinnützige Organisationen, die anpassbare operative Datenbanken und Arbeitsabläufe für vernetzte Daten benötigen.
Airtable kombiniert eine relationale Datenbank mit einer tabellenkalkulationsähnlichen Oberfläche und ermöglicht es Organisationen, verschiedene Informationstypen zu verknüpfen, anstatt alles in einer einzigen, flachen Projektliste zu verwalten. Eine gemeinnützige Organisation könnte beispielsweise Programme mit Fördermitteln, Fördermittel mit Projektergebnissen, Freiwillige mit Schichten oder Ressourcen mit den zuständigen Teams verknüpfen.
Warum es für gemeinnützige Organisationen geeignet ist: Airtable ist besonders nützlich, wenn gemeinnützige Organisationen mit mehreren zusammenhängenden Datensätzen arbeiten. Programm- und Betriebsteams können Beziehungen zwischen Datensätzen herstellen, während Schnittstellen vereinfachte Ansichten, Dashboards oder Workflows für Mitarbeiter bereitstellen, die keinen Zugriff auf die vollständige Datenstruktur benötigen. Formulare können neue Informationen direkt in einer Datenbank erfassen, und Automatisierungen können Aktionen auslösen, wenn Datensätze erstellt oder aktualisiert werden.
Hauptmerkmale:
- Relationale Datenbanken mit verknüpften Datensätzen
- Raster-, Kanban-, Kalender-, Listen-, Galerie-, Zeitleisten- und Gantt-Ansichten
- Gantt-Planung mit Abhängigkeiten, Meilensteinen und kritischen Pfaden in kostenpflichtigen Tarifen
- Schnittstellen für rollenspezifische Dashboards und Workflows
- Formulare für die strukturierte Datenerfassung und -aufnahme
- Triggerbasierte Automatisierungen
- Berichterstellung und Visualisierungen auf Basis vernetzter Daten
Stärken:
- Hohe Flexibilität für Organisationen, die vernetzte Datensätze wie Fördermittel, Freiwilligendaten, Programme, Vermögenswerte oder Betriebsdaten verwalten
- Die relationale Struktur ermöglicht die Wiederverwendung von Informationen in mehreren Arbeitsabläufen, anstatt sie in separaten Trackern zu duplizieren
- Schnittstellen können komplexe, zugrunde liegende Daten für verschiedene Benutzergruppen vereinfachen
- Mehrere Projekt- und Datenansichten, darunter Kanban, Zeitleiste und Gantt-Diagramm
Einschränkungen:
- Teams müssen häufig ihre eigenen Tabellen, Beziehungen, Schnittstellen und Arbeitsabläufe entwerfen, daher kann die Einrichtung mehr Planung erfordern als die Verwendung eines vorkonfigurierten Aufgabenverwaltungstools
- Organisationen, die primär einen herkömmlichen Projektmanagement-Workflow anstreben, benötigen möglicherweise nicht die Flexibilität der Datenbank und der App-Entwicklung von Airtable
- Einige erweiterte Ansichten und Funktionen, darunter Zeitleiste und Gantt-Diagramm, erfordern kostenpflichtige Abonnements
- Der Airtable-Rabatt für gemeinnützige Organisationen gilt für den Team-Tarif; Organisationen, die an Preisen für Business oder Enterprise interessiert sind, wenden sich bitte an den Airtable-Vertrieb
Ziehen Sie es in Betracht, wenn: Ihre gemeinnützige Organisation miteinander verbundene Informationen wie Freiwillige, Fördermittel, Programme, Vermögenswerte, Anfragen und Ergebnisse verwalten muss und individuelle Arbeitsabläufe und Projektansichten rund um diese Beziehungen erstellen möchte.
8. Basislager
Ideal für: Gemeinnützige Organisationen, die Wert auf unkomplizierte Projektkommunikation, Koordination und Rechenschaftspflicht legen.
Basecamp organisiert Projektarbeit mithilfe integrierter Kollaborationswerkzeuge, darunter Aufgabenlisten, Messageboards, Zeitpläne, Card Tables, Gruppenchats, Dokumente und Dateien, automatische Check-ins und Projektberichte. Der Ansatz legt Wert darauf, Kommunikation, Aufgaben, Fristen, Dateien und Projektaktivitäten zentral zu verwalten, ohne dass Teams hochgradig individualisierte Workflows erstellen müssen.
Warum es für gemeinnützige Organisationen geeignet ist: Die Festpreis-Tarife von Basecamp sind besonders attraktiv für Organisationen mit vielen Mitarbeitern, Freiwilligen, Auftragnehmern oder externen Kooperationspartnern. Die Tarife Studio, Pro und Unlimited beinhalten derzeit eine unbegrenzte Nutzeranzahl ohne zusätzliche Gebühren pro Nutzer. Das Hinzufügen weiterer Teilnehmer führt also nicht zu höheren Abonnementkosten.
Der Client-Modus ermöglicht es Organisationen außerdem, externe Stakeholder in ein Projekt einzuladen und gleichzeitig zu steuern, welche Informationen diese Benutzer sehen können. Dies kann bei der Zusammenarbeit mit Partnern, Beratern, Agenturen oder anderen externen Beteiligten hilfreich sein.
Hauptmerkmale:
- Aufgabenlisten, Aufgaben, Fälligkeitstermine und Teilaufgaben
- Message Boards für Projektdiskussionen und Ankündigungen
- Kartentabellen für die Workflow-Verfolgung im Kanban-Stil
- Projektzeitpläne, Meilensteine und ein globaler Kalender
- Dokumente & Dateien für Projektdokumente und Assets
- Campfire-Gruppenchat und Direktnachrichten
- Automatische Check-ins für wiederkehrende Statusaktualisierungen
- Native Zeiterfassung
- Projektübergreifende Berichte, einschließlich Einsatzleitung, Einsatzplanung, Aufgabenverteilung, überfällige Arbeiten und Stundenzettel
- Client-Modus für kontrollierten externen Zugriff
Stärken:
- Unkompliziertes Projekt- und Teamzusammenarbeitsmodell
- Unbegrenzte Nutzeranzahl bei den Studio-, Pro- und Unlimited-Tarifen ohne Gebühren pro Nutzer
- Nützliche projektübergreifende Statusansichten wie Mission Control und The Lineup
- Integrierte Kommunikationstools reduzieren den Bedarf, Projektbesprechungen von der Aufgabenverfolgung zu trennen
- Der Kundenzugriff kann die Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern unterstützen
Einschränkungen:
- Basecamp konzentriert sich mehr auf Kommunikation, Aufgabenverteilung, Zeitpläne und Projektstatus als auf detaillierte Ressourcenplanung oder Projektfinanzmanagement
- Organisationen, die erweiterte Kosten-, Budget- oder Analyseberichte benötigen, benötigen möglicherweise Integrationen oder zusätzliche Tools
- Festpreispläne können für Organisationen mit vielen Nutzern attraktiv sein, kleinere Teams sollten jedoch die verschiedenen Projekt- und Speichergrenzen der einzelnen Pläne vergleichen
Ziehen Sie es in Betracht, wenn: Ihre gemeinnützige Organisation eine unkomplizierte Plattform für Mitarbeiter, Freiwillige und externe Kooperationspartner wünscht, um Aufgaben, Diskussionen, Zeitpläne, Dateien und den Projektstatus zu koordinieren, ohne für jeden Benutzer separat für Studio oder höhere Tarife bezahlen zu müssen.
Preisvergleich für Projektmanagement-Software für gemeinnützige Organisationen
| Software | Öffentlicher Kaufpreis* | Kostenlose Option |
|---|---|---|
| Celoxis | Core: 10 $/Nutzer/Monat, jährlich; mindestens 5 Nutzer mit Vollzugriff | Kein dauerhafter Gratis-Tarif; 14-tägige Testphase |
| monday.com | Basis: 9 $/Sitzplatz/Monat, jährlich | Ja – bis zu 3 Sitzplätze |
| Asana | Starter-Abo: 10,99 $/Nutzer/Monat, jährlich | Ja – der aktuelle Personal-Tarif unterstützt bis zu 2 Nutzer. |
| ClickUp | Unbegrenzt: 7 $/Nutzer/Monat, jährlich | Ja – für immer kostenlos |
| Trello | Standard: 5 $/Nutzer/Monat; Premium: 10 $/Nutzer/Monat, jährlich | Ja – bis zu 10 Mitarbeiter und 10 Boards pro Workspace |
| Smartsheet | Pro: 9 $/Mitglied/Monat, jährlich | Derzeit wird kein dauerhafter Gratis-Tarif angezeigt; kostenlose Testversion verfügbar |
| Airtable | Team: 24 $/Nutzer/Monat, monatlich | Ja – Kostenloser Tarif |
| Basislager | Freiberufler: Pauschal 25 $/ Monat; Studio: Pauschal 59 $/ Monat | Ja – 1 Projekt, maximal 5 Benutzer |
Preise und Angebote gemeinnütziger Organisationen können sich ändern. Bitte prüfen Sie die Teilnahmeberechtigung und die aktuellen Preise direkt beim Anbieter, bevor Sie kaufen.
Reifegradmodell für Software von gemeinnützigen Organisationen
Gemeinnützige Organisationen durchlaufen im Allgemeinen erkennbare Reifegrade im Projektmanagement, und die passende Softwarekategorie korrespondiert tendenziell mit diesem Reifegrad:
Stufe 1 – Aufgabenübersicht. Aufgabenlisten und einfache Boards für ein einzelnes Projekt oder ein kleines Team. Ein kostenloser Plan oder ein Kanban-Tool im Trello-Stil ist in der Regel ausreichend.
Stufe 2 – Koordinierte Projekte. Mehrere Projekte, grundlegende Arbeitsabläufe und Teamzusammenarbeit über mehrere Programme hinweg. Tools wie Asana, monday.comoder ClickUp (in einer vergünstigten kostenpflichtigen Version) eignen sich typischerweise für diese Stufe.
Stufe 3 – Programmübergreifende Abläufe. Ressourcen werden programmübergreifend genutzt, Aufgaben sind voneinander abhängig und es besteht der Bedarf an standardisierter Berichterstattung für alle Teams. Hier kommen Tabellenkalkulationsprogramme wie Smartsheetoder Datenbankprogramme wie Airtable ins Spiel, die für eine sinnvolle Struktur sorgen.
Stufe 4 – Portfolio-Governance. Priorisierung konkurrierender Programme, finanzielle Transparenz auf Projekt- und Portfolioebene, Kapazitätsplanung im gesamten Unternehmen und Berichterstattung an die Geschäftsleitung/den Vorstand. Auf dieser Stufe gewinnen spezialisierte PPM-Plattformen wie Celoxis an Bedeutung, denn die Kernfrage lautet nicht mehr „Ist diese Aufgabe erledigt?“, sondern „Welche Programme benötigen die uns zur Verfügung stehenden Ressourcen?“.
Wie Celoxis das Management komplexer gemeinnütziger Projekte unterstützen kann
Celoxis kann gemeinnützigen Organisationen bei der Verwaltung komplexer Programme helfen, indem es Planung, Ressourcen, Kosten, Risiken und Berichterstattung an einem Ort miteinander verbindet.
Stellen Sie sich beispielsweise eine gemeinnützige Organisation vor, die mehrere regionale Bildungsprogramme durchführt und gleichzeitig eine Spendenkampagne vorbereitet. Anstatt neue Anfragen per E-Mail und über separate Tabellenkalkulationen zu verwalten, kann die Organisation einen strukturierten Erfassungsprozess nutzen, um Details wie Umfang, Finanzierungsquelle, Zeitplan und Priorität zu erfassen.
Sobald eine neue Initiative genehmigt ist, kann der Programmmanager einen Projektplan mit Aufgaben, Meilensteinen, Abhängigkeiten, Fristen und Budgetinformationen erstellen. Die Teams können außerdem die Auslastung der Mitarbeiter überprüfen, bevor sie Aufgaben zuweisen. Dies hilft ihnen festzustellen, ob ausreichend Kapazität für ein weiteres Programm vorhanden ist.
Im Projektverlauf können die Mitarbeiter den Fortschritt aktualisieren, Arbeitszeiten erfassen, Probleme verfolgen und die geplanten mit den tatsächlichen Kosten vergleichen. Programmmanager können sich auf detaillierte Projektinformationen konzentrieren, während die Führungsebene einen umfassenderen Überblick über verschiedene Programme und Initiativen erhält.
Dadurch entsteht eine vernetztere Arbeitsweise. Anstatt Zeitpläne, Ressourcen, Risiken, Kosten und Berichte in separaten Tools zu verwalten, kann die gemeinnützige Organisation diese gemeinsam steuern und abgeschlossene Projektdaten zur Verbesserung der zukünftigen Planung nutzen.
Celoxis ersetzt keine spezialisierten Tools wie Spender-CRM, Buchhaltungssoftware oder Systeme zur Einhaltung der Förderrichtlinien. Es kann diese jedoch ergänzen, indem es Teams einen besseren Einblick in die operative Umsetzung von Projekten und Programmen ermöglicht.
Abschließende Empfehlung
Es gibt keine gemeinnützige Projektmanagement-Plattform, die für alle geeignet ist. Die richtige Antwort hängt von der Komplexität Ihrer Projekte ab, nicht vom Namen der Plattform.
Eine kleine, ehrenamtlich geführte Non-Profit-Organisation, die jeweils nur eine Kampagne betreut, kommt oft gut mit einem kostenlosen oder stark vergünstigten, schlanken Tool wie Trello oder der kostenlosen Version von Asana zurecht. Eine wachsende Non-Profit-Organisation, die mehrere Projekte abteilungsübergreifend verwaltet, benötigt in der Regel robustere Workflows, Dashboards und Kollaborationsfunktionen – hier bieten sich monday.com, ClickUp, Airtable oder die kostenpflichtigen Versionen von Asana an. Wenn eine Organisation mit mehreren Programmen gleichzeitig mit begrenztem Personal, knappen Budgets und der Erstellung von Berichten für die Geschäftsleitung oder Förderer für verschiedene Initiativen jongliert, bewegt sie sich auf einem anderen Komplexitätsniveau. Genau hier zahlt sich eine strukturiertere Portfolio-Management-Plattform in der Regel aus.
Für Unternehmen dieser dritten Gruppe ist Celoxis eine Überlegung wert, da es Projektpläne, Ressourcen, Projektfinanzen, Risiken und Portfolio-Reporting in einer vernetzten Umgebung zusammenführt, anstatt einer Sammlung voneinander unabhängiger Tools, die über Tabellenkalkulationen miteinander verbunden sind.
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