Proaktive Projektmanager konzentrieren sich auf die langfristige Entwicklung, anstatt nur auf kurzfristige Probleme zu reagieren. Sie sind überzeugt, dass ihr Handeln zählt und dass sie eine Situation positiv beeinflussen können, indem sie aktiv werden.
Eine der besten Möglichkeiten, als Projektmanager proaktiv zu handeln, besteht darin, gemeinsam mit Ihrem Team und den Stakeholdern Projektrisiken aktiv zu identifizieren, zu analysieren und zu minimieren, bevor sie zu Problemen werden. Sie können sich außerdem gezielt darum bemühen, starke und dauerhafte Beziehungen zu Ihren Stakeholdern aufzubauen, um bei Bedarf auf deren Wissen und Unterstützung zurückgreifen zu können. Wenn Sie Ihre Stakeholder über die Entwicklungen auf dem Laufenden halten und ein ausgezeichnetes Verhältnis zu ihnen pflegen, ist es sehr unwahrscheinlich, dass sie sich jemals gegen Sie wenden. Sie respektieren Sie und wissen, dass Sie aktiv daran arbeiten, alle Aspekte des Projekts in ihrem Interesse zu verbessern.
Eine weitere Möglichkeit, proaktiv zu handeln, besteht darin, Projektüberprüfungen durchzuführen und sich mit Ihren Teammitgliedern einzeln auszutauschen. Bitten Sie um Feedback und prüfen Sie, ob Sie die Arbeitsweise des Teams optimieren können. Gehen Sie außerdem proaktiv vor und überprüfen Sie, ob Ihre Qualitätssicherungsmaßnahmen optimal sind. Mangelhafte Produktqualität ist einer der Hauptgründe für das Scheitern von Projekten.
Reaktiv zu sein ist das Gegenteil von proaktiv. Reaktive Menschen glauben oft, dass sie keine Kontrolle über eine Situation haben. Dies kann sich auf das Verhalten eines unvernünftigen Stakeholders oder auf Probleme beziehen, die während eines Projekts auftreten. Sie ergeben sich und warten, bis ein potenzielles Problem zu einem akuten Problem wird, bevor sie handeln.
Ein Grund, warum manche Projektmanager reaktiv werden und nachgeben, ist ihre enorme Arbeitsbelastung. Sie glauben, keine andere Wahl zu haben, als sofort alle Probleme zu lösen. Doch in Wirklichkeit gibt es immer eine Option, auch wenn sie nicht einfach ist. Wenn Sie sich überlastet und überarbeitet fühlen, überlegen Sie, wie Sie mehr delegieren, besser „Nein“ zu neuen Anfragen sagen und Ihr Zeitmanagement optimieren können.
Um proaktiver zu werden, sollten Sie es sich zur Gewohnheit machen, regelmäßig Folgendes zu tun:
- Nehmen Sie sich Zeit, sowohl allein als auch gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern, um potenzielle Probleme im Projekt zu identifizieren. Analysieren Sie die Risiken gründlich, benennen Sie Verantwortliche und legen Sie geeignete Maßnahmen zur Risikominderung fest. Wiederholen Sie dies so oft wie möglich.
- Fragen Sie Ihre Teammitglieder so oft wie möglich, was sie am Weiterkommen hindert oder was sie zu einer effektiveren Arbeitsweise befähigen könnte.
- Bauen Sie enge Beziehungen zu allen wichtigen Projektbeteiligten auf. Versuchen Sie, die Dinge aus ihrer Perspektive zu betrachten, ihre Interessen zu verstehen und auf ihre Probleme und Bedenken einzugehen.
- Führen Sie Projektüberprüfungen durch und fördern Sie eine Kultur des Lernens und der aktiven Beteiligung. Besprechen Sie, wie sich vergangene Probleme vermeiden lassen und ergreifen Sie Maßnahmen zur Verbesserung.
- Präsentieren und prototypisieren Sie die Lösung dem Kunden und den Endnutzern so oft wie möglich. Bitten Sie um Feedback und stellen Sie sicher, dass Ihre Entwicklung deren Anforderungen und Erwartungen entspricht.
- Überprüfen Sie Ihre Projektsteuerungsmechanismen regelmäßig. Stellen Sie sicher, dass sie wie erwartet funktionieren und Kosten, Qualität und Zeit im Griff behalten.
- Managen Sie aktiv die Erwartungen Ihrer Stakeholder durch persönliche Gespräche und regelmäßige Projektberichte. Machen Sie ihnen deutlich, welche Risiken, Probleme und Einschränkungen bestehen. Vermeiden Sie unangenehme Überraschungen.
- Organisieren Sie Wissensaustausch und unterhaltsame Teambuilding-Aktivitäten, um die Moral und Motivation zu steigern.
- Analysieren Sie Ihre eigenen Arbeitsprozesse und überlegen Sie, wie Sie Ihre Zeit optimaler nutzen können. Könnten Sie beispielsweise mehr Aufgaben delegieren?
Nachdruck mit freundlicher Genehmigung von Susanne Madsen
Über Susanne Madsen:
Susanne Madsen ist eine international anerkannte Coachin, Trainerin und Beraterin für Projektmanagement. Sie ist Autorin von „The Project Management Coaching Workbook“ und „The Power of Project Leadership“. Susanne ist überzeugt, dass erfolgreiches Projektmanagement ebenso sehr von der Führung von Mitarbeitern abhängt wie von der Steuerung von Aufgaben, Ereignissen und Prozessen. Sie ist eine überzeugte Anhängerin und Praktikerin der GTD-Methode (Get Things Done) und unterstützt Menschen mit Begeisterung bei der Formulierung und Erreichung ihrer Ziele. Weitere Informationen über Susanne finden Sie unter http://www.susannemadsen.com/
Kommentare
0 Antworten