Die 10 besten Airtable-Alternativen für Enterprise PMOs im Jahr 2026

Alternativen zu Airtable gewinnen aus nachvollziehbaren Gründen zunehmend an Bedeutung für PMOs in Unternehmen. Airtable ist eine flexible Hybridlösung aus Tabellenkalkulation und Datenbank, die sich hervorragend für Content-Management, einfaches Projekt-Tracking und datengetriebene Teams eignet, die strukturierte Workflows verwalten.

Mit zunehmender Größe von Organisationen führen bestimmte Einschränkungen jedoch immer wieder zu Reibungsverlusten. Die fünf häufigsten Gründe, warum PMOs nach Alternativen zu Airtable suchen, sind:

Keine Planung der Kapazität einheimischer Ressourcen

Airtable bietet keine Möglichkeit, die Arbeitsbelastung von Teams zu erfassen, die Auslastung vorherzusagen oder Ressourcenkonflikte projektübergreifend zu erkennen. Enterprise-PMOs, die mehr als 20 Teammitglieder in parallel laufenden Programmen betreuen, können ohne diese Funktion nicht arbeiten.

Kein Projektfinanzmanagement

Budgetverfolgung, Kostenvergleich (geplant vs. tatsächlich), Ausgabenmanagement und Projektrentabilitätsanalyse liegen vollständig außerhalb des nativen Funktionsumfangs von Airtable. Finanzteams und Projektleiter bemängeln dies immer wieder als Hindernis.

Keine Portfolio-Governance

Airtable kann so konfiguriert werden, dass mehrere Projektstatus angezeigt werden, bietet aber keine standardisierte Portfolio-Gesundheitsbewertung, Risikoanalyse oder portfolioübergreifende Managementberichte, die für ausgereifte PMOs erforderlich sind.

Hohe Preise im Unternehmensmaßstab

Der Business-Tarif von Airtable beginnt bei 45 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Für Organisationen mit 100 Nutzern belaufen sich die jährlichen Lizenzkosten allein vor Hinzufügung von Add-ons auf über 54.000 US-Dollar. Ressourcenmanagement, Finanz-Tracking und Risikomanagement-Tools sind in diesen Kosten nicht enthalten.

Cloud-only-Architektur

Airtable bietet bei Enterprise-Tarifen außerhalb der Private Cloud keine On-Premise-Bereitstellungsoption. Organisationen im öffentlichen Sektor, im Gesundheitswesen, im Finanzwesen und im Verteidigungsbereich mit Anforderungen an die Datensouveränität können Airtable ohne entsprechende Anpassungen nicht nutzen.

Die passende Airtable-Alternative hängt davon ab, welche dieser Lücken für Ihr Unternehmen am kritischsten ist. Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, die richtige Plattform für Ihre spezifischen Anforderungen zu finden.

Bewertungskriterien

Jedes Tool in dieser Liste wurde anhand der folgenden Kriterien bewertet, die die tatsächlichen Anforderungen von PMOs in Unternehmen widerspiegeln und nicht allgemeine Projektmanagement-Benchmarks.

Bewertungskriterien für Airtable-Alternativen

Anhand welcher Kriterien jede Plattform vor der Rangfolge bewertet wurde

Schnellvergleich

Anhand dieser Tabelle können Sie die besten Airtable-Alternativen hinsichtlich PMO-Eignung, Portfoliomanagement-Tiefe, Ressourcenplanung, Finanzverfolgung, Bereitstellungsflexibilität und Einstiegspreis schnell vergleichen.

Airtable-Alternativen für Enterprise-PMOs

Direkter Vergleich der PMO-Funktionen und Preise

Insgesamt am besten

#1 Celoxis

Celoxis

Ideal geeignet für PMOs, IT-Entwicklungsteams, Ingenieurorganisationen, Beratungsunternehmen und alle Unternehmen, die komplexe Multi-Projekt-Portfolios mit Ressourcen-, Finanz- und Risikoanforderungen verwalten.

Celoxis ist die umfassendste Airtable-Alternative für Enterprise-PMOs, da es speziell für genau die Anwendungsfälle entwickelt wurde, die Airtable nicht abdeckt. Während Airtable Daten organisiert, steuert Celoxis die Projektabwicklung. Die Plattform vereint Projektplanung, Ressourcenkapazitätsmanagement, Finanzcontrolling, Risikomanagement, Portfolioanalyse und BI-Reporting in einem einzigen, einheitlichen System – ganz ohne zusätzliche Erweiterungen.

Celoxis genießt das Vertrauen von Organisationen wie NASA, Deloitte, KPMG, HBO, Rolex, Tesla und der Formel 1 und hat sich als moderne Alternative für Unternehmen zu Microsoft Project etabliert – mit intuitiverer Bedienbarkeit, besserer Zusammenarbeit und deutlich niedrigeren Gesamtbetriebskosten.

WAS CELOXIS FÜR UNTERNEHMENS-PMOS AUSZEICHNET

Full-Cycle-Projektportfoliomanagement

Celoxis unterstützt den gesamten Projektlebenszyklus von der Anfrage bis zum Projektabschluss. Portfolio-Dashboards bieten der Führungsebene einen umfassenden Überblick über alle laufenden Projekte mit Risikobewertung, Budgetentwicklung und Ressourcenauslastung in Echtzeit.

Ressourcenmanagement, das auch in großem Umfang funktioniert

Im Gegensatz zu Airtable, das keine Ressourcentools bietet, bietet Celoxis Echtzeit-Workload-Tracking, kompetenzbasierte Aufgabenzuweisung, visuelle Ressourcen-Heatmaps, sofortige Konflikterkennung und Kapazitätsprognosen nach Rolle und Abteilung.

Integriertes Finanzmanagement

Budgetverfolgung, Soll-Ist-Kostenberichterstattung, Ausgabenmanagement, Umsatzprognosen, Unterstützung mehrerer Währungen und Earned Value Analysis einschließlich SPI und CPI sind native Funktionen der Plattform.

LEX KI und prädiktive Intelligenz

Der KI-Assistent von Celoxis erkennt frühzeitig Abweichungen im Zeitplan, prognostiziert Ressourcenengpässe und identifiziert Portfoliorisiken, bevor Probleme eskalieren. Unabhängige Studien bestätigen eine Reduzierung von Projektüberschreitungen um 22 % durch den Einsatz der prädiktiven Risikobewertung von Celoxis.

Lokale Bereitstellung mit Funktionsgleichheit

Celoxis bietet eine vollständige On-Premise-Bereitstellung mit Linux und PostgreSQL ohne zusätzliche Softwarelizenzkosten und ist damit eine attraktive Option für Unternehmen mit strengen Anforderungen an die Datensouveränität.

Celoxis-Preisgestaltung (2026)

Alle Preise verstehen sich pro Nutzer und Monat, Abrechnung jährlich

Eine On-Premise-Lizenz ist zum Preis von 450 US-Dollar pro Benutzer als einmalige Gebühr erhältlich, mindestens jedoch 5 Benutzer.

Vorteile

• Umfassendster Funktionsumfang für Enterprise-PPM unter allen Alternativen auf dieser Liste
• Native Finanzverfolgung, Ressourcenkapazität, Risikomanagement und lokale Bereitstellung
• LEX AI liefert operative, prädiktive Analysen, keine generische Inhaltsgenerierung
• Kostenlose Lesezugriffe reduzieren die Kosten für Führungskräfte erheblich
• Von G2, GetApp und Capterra als erstklassige PPM-Plattform für Unternehmen anerkannt

Nachteile

• Für einen großen Funktionsumfang sind eine anfängliche Einrichtungsinvestition und eine Konfiguration durch den Administrator erforderlich
• Nicht ideal für kleine Teams mit weniger als 10 Benutzern und einfachen, rein aufgabenbezogenen Anforderungen
• Die mobile App ist für Aufgabenaktualisierungen und -ansicht optimiert, nicht jedoch für komplexe Planung

Celoxis ist die richtige Airtable-Alternative, wenn: Ihr PMO mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet, Echtzeit-Portfolio-Transparenz mit Finanz- und Ressourcendaten benötigt, eine lokale Bereitstellung erforderlich ist oder Sie von Microsoft Project migrieren und einen Ersatz auf Unternehmensebene benötigen.

#2 Smartsheet

Smartsheet

Ideal für operative Teams, PMOs und Finanzverantwortliche, die mit Tabellenkalkulationen vertraut sind und eine Automatisierung auf Unternehmensebene benötigen, die auf der gewohnten Tabellenlogik aufbaut.

Smartsheet schließt die Lücke zwischen der gewohnten Tabellenkalkulations-Funktionalität und der Leistungsfähigkeit von Projektmanagementlösungen für Unternehmen. Die rasterbasierte Benutzeroberfläche unterstützt Zellformeln, Gantt-Diagramme, kritische Pfadanalyse, bedingte Workflow-Automatisierung und tabellenübergreifende Berichte und eignet sich daher ideal für Teams, die von Excel umsteigen, oder Organisationen mit hoher Tabellenkalkulationskompetenz.

Die Control Center-Funktion der Plattform ermöglicht die Standardisierung auf Portfolioebene und erlaubt es PMOs, neue Projekte automatisch anhand von Vorlagen mit einheitlicher Struktur, Namenskonventionen und Berichtsfunktionen bereitzustellen.

Tabellenkalkulationsähnliche Benutzeroberfläche

Kontrollzentrum

Gantt-Diagramme

Querschnittsberichterstattung

Smartsheet Preisliste (2026)

Veröffentlichte Einstiegspreise und wesentliche Planunterschiede

Vorteile

• Eine vertraute Tabellenkalkulationsoberfläche verringert den Widerstand beim Einstieg
• Das Control Center ist wirklich leistungsstark für die Standardisierung von PMO-Vorlagen
• Solide Integration von Microsoft 365 und Google Workspace
• Gute Berichts- und Dashboard-Funktionen für operative Teams

Nachteile

• Das Ressourcenmanagement ist im Vergleich zu spezialisierten PPM-Tools wie Celoxis eher einfach gehalten
• Keine integrierte Finanzverfolgung oder Projektkostenverwaltung
• Für das Portfolio-Reporting ist die Enterprise-Version mit individueller Preisgestaltung erforderlich
• Keine Option für die Bereitstellung vor Ort

Smartsheet ist die richtige Alternative zu Airtable, wenn: Ihr Team eine tabellenkalkulationsbasierte Arbeitsverwaltung mit Workflow-Automatisierung benötigt und Ihr PMO standardisierte Projektvorlagen im Portfolio-Maßstab benötigt.

#3 Monday.com

Monday.com

Ideal für Marketing-, Betriebs- und funktionsübergreifende Unternehmensteams, die ein hochgradig visuelles, konfigurierbares Arbeitsmanagement mit starker Automatisierung und schnellem Onboarding wünschen.

Monday.com hat sich dank seines visuellen Designs, der Low-Code-Automatisierung und der nahezu unbegrenzten Anpassungsmöglichkeiten eine der größten Nutzerbasen im Bereich Arbeitsmanagement aufgebaut. Es positioniert sich als Arbeitsbetriebssystem, das sich an nahezu jeden Team-Workflow anpasst.

Für Unternehmen, die Transparenz ohne Komplexität wünschen, bietet Monday.commit seiner boardbasierten Benutzeroberfläche eine schnelle Akzeptanz auch bei Anwendern ohne technische Vorkenntnisse. Im Jahr 2026 erweiterte Monday.comseine KI-Funktionen um die „Digital Workforce“ und die „AI Blocks“, die Ressourcenvorschläge automatisieren, Risiken kennzeichnen und Projektdaten analysieren können. Die über 200 nativen Integrationen decken die gängigsten Unternehmensanwendungen ab.

Visuelle Tafeln

Low-Code-Automatisierung

KI-Blöcke

Mehr als 200 Integrationen

Monday.com -Preise (2026)

Veröffentlichte Einstiegspreise und wesentliche Planunterschiede

Vorteile

• Schnellstes Onboarding aller Enterprise-Tools in dieser Liste
• Eine überzeugende visuelle Benutzeroberfläche fördert die Akzeptanz bei nicht-technischen Stakeholdern
• KI-Blöcke liefern ab 2026 sinnvolle operative Intelligenz
• Unbegrenzte Automatisierungen in Enterprise-Tarifen mit vorhersehbarer Preisgestaltung

Nachteile

• Das Ressourcenmanagement ist KI-gestützt, aber im Vergleich zu Celoxis für die Kapazitätsplanung großer Portfolios weniger ausgereift
• Keine integrierte Finanzverfolgung oder Projektbudgetierung
• Keine lokale Bereitstellung
• Die Positionierung von Work OS bedeutet, dass es für ausgereifte PMO-Governance-Anforderungen möglicherweise nicht ausreichend tiefgreifend ist

Monday.com ist die richtige Airtable-Alternative, wenn: Ihr Unternehmen Wert auf schnelle Bereitstellung, visuelle Dashboards und teamübergreifende Flexibilität legt und weniger auf tiefgreifende PMO-Governance-Funktionen.

#4 Wrike

Wrike

Ideal geeignet für digitale, Marketing- und kreative Unternehmensteams, die strukturierte Prozesse für die Auftragserfassung, Genehmigungsworkflows und abteilungsübergreifende Projektsteuerung benötigen.

Wrike zeichnet sich durch ein ausgereiftes Workflow-Management aus. Das System zur Erfassung von Anfragen, die Genehmigungsprozesse und die bedingte Automatisierungslogik sind weiter entwickelt als bei den meisten Alternativen auf dieser Liste, wodurch es sich hervorragend für Organisationen eignet, in denen die Einhaltung strukturierter Prozesse von entscheidender Bedeutung ist.

Die Integration von Adobe Creative Cloud ist ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal für Marketing- und Kreativteams. Wrike hat seine Preisstruktur im Januar 2026 überarbeitet und die alten Tarife durch ein neues Angebot ersetzt: Free, Team, Business, Pinnacle und Apex.

Antragsannahme

Genehmigungsworkflows

Adobe Creative Cloud

Agentenaufbau

Wrike-Preise (2026)

Aktualisierte Tarifübersicht nach der Preisanpassung von Wrike im Januar 2026

Preishinweis: Wrike verwendet gestaffelte Sitzplatzpreise für Gruppen unter 30 Sitzplätzen, also zahlt ein 6-köpfiges Team für 10 Sitzplätze. Bitte berücksichtigen Sie dies bei Ihrer Budgetplanung.

Vorteile

• Stärkste Genehmigungskette und effizientestes Aufnahmemanagement in dieser Liste
• Über 400 Integrationen, darunter eine einzigartige Verbindung zu Adobe Creative Cloud
• Gute Übersicht über die Ressourcenauslastung auf Portfolioebene
• Neu gestaltete Gantt-Diagramme und neuer Agent Builder für benutzerdefinierte KI-Automatisierungen im Jahr 2026

Nachteile

• Bandbasierte Preisgestaltung kann die tatsächlichen Kosten für mittelgroße Teams in die Höhe treiben
• Keine integrierte Finanzverfolgung oder Budgetverwaltung
• Die mobile App ist deutlich weniger leistungsfähig als die Desktop-Version
• Sprint- und Agile-Funktionen sind weniger ausgereift als Jira oder ClickUp

Wrike ist die richtige Alternative zu Airtable, wenn: Ihr Unternehmen strukturierte Aufnahmeprozesse, mehrstufige Genehmigungsprozesse und kreative Arbeitsabläufe auf einer einzigen Plattform benötigt.

#5 Microsoft Project

Microsoft Project

Ideal für große Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen und eine erweiterte Terminplanung, eine Gantt-basierte Projektplanung sowie eine tiefe Integration mit Teams, SharePoint und Power BI benötigen.

Microsoft Project bleibt insbesondere für Organisationen, deren Infrastruktur hauptsächlich aus Microsoft-Produkten besteht, eine relevante Wahl. Die Planungsfunktion ist ausgereift, das Ressourcenmanagement solide und die Integration mit Power BI ermöglicht Berichte in BI-Qualität ohne Drittanbieter-Tools.

Allerdings ist die Kollaborationsfunktion von Microsoft Project deutlich schwächer als bei modernen Alternativen, die Benutzeroberfläche erfordert einen hohen Lernaufwand, und die Gesamtbetriebskosten einschließlich der benötigten Microsoft 365-Lizenzen, SharePoint und Power BI können die Kosten von Unternehmensalternativen wie Celoxis oder Smartsheet als eigenständige Plattformen übersteigen.

Microsoft 365

Teams

SharePoint

Power BI

Microsoft Project – Preisgestaltung (2026)

Preisgestaltung nach Plan und Option für die Unternehmensbereitstellung

Vorteile

• Die tiefste Microsoft 365-Integration aller Tools in dieser Liste
• Ausgereifte Terminplanungs-Engine mit kritischem Pfad und Baseline-Verfolgung
• Vor-Ort-Bereitstellung für regulierte Branchen verfügbar
• Nutzern mit MS Project Kenntnissen vertraut

Nachteile

• Deutlich höhere Kosten pro Nutzer bei den Tarifstufen 3 und 5
• Die Kollaborations- und Benutzererfahrung hinkt modernen Alternativen hinterher
• Für die vollständige Portfolioverwaltung ist Plan 5 zum Preis von 55 $/Nutzer/Monat erforderlich
• Hoher Konfigurationsaufwand für Organisationen ohne dedizierte MS Project Administratoren

Microsoft Project ist die richtige Airtable-Alternative, wenn: Ihr Unternehmen sich voll und ganz dem Microsoft 365-Ökosystem verschrieben hat und ein fortschrittliches Planungs- und Portfolio-Tool benötigt, das sich nativ in Teams, SharePoint und Power BI integrieren lässt.

#6 ClickUp

ClickUp

Ideal für Agenturen, Produktteams und wachsende Unternehmen, die maximale Workflow-Anpassung und einen breiten Funktionsumfang zu einem wettbewerbsfähigen Preis wünschen.

ClickUps Alleinstellungsmerkmal ist die Konsolidierung: Es positioniert sich als das Tool, das Aufgabenmanager, Dokumente, Ziele, Stundenzettel und Tabellenkalkulationen in einem einzigen, konfigurierbaren Arbeitsbereich ersetzt. Auch 2026 bietet ClickUp eines der großzügigsten kostenlosen Angebote auf dem Markt und mit 7 US-Dollar pro Nutzer und Monat für den Unlimited-Tarif einen der günstigsten Einstiegspreise.

Die Plattform unterstützt Listen-, Board-, Gantt-, Kalender- und Dashboard-Ansichten mit umfassenden Anpassungsmöglichkeiten auf allen Ebenen. Die integrierten Dokumente und Whiteboards bieten Funktionen für die kollaborative Planung, die den meisten spezialisierten Projektmanagement-Tools fehlen.

Listenansicht

Ansicht vom Board

Gantt-Diagramm

Dokumente + Whiteboards

ClickUp-Preise (2026)

Preisgestaltung nach Tarif und wichtigsten enthaltenen Funktionen

Vorteile

• Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis aller Tools in dieser Liste für wachsende Teams
• Umfangreicher Funktionsumfang für Aufgaben, Dokumente, Ziele und Stundenzettel
• Hochgradig konfigurierbar, um spezifischen Team-Workflows gerecht zu werden
• Attraktives Gratis-Angebot für Teams, die die Plattform evaluieren

Nachteile

• Keine Planung der Kapazität einheimischer Ressourcen oder keine Finanzverfolgung
• Eine große Funktionsvielfalt kann die Benutzeroberfläche komplexer machen, und eine übermäßige Funktionsfülle ist eine häufige Beschwerde von Nutzern
• Bei einigen Funktionen wurden Zuverlässigkeitsprobleme im Unternehmensmaßstab gemeldet
• Nicht für formale Portfolio-Governance oder PMO-Berichterstattung konzipiert

ClickUp ist die richtige Airtable-Alternative, wenn: Ihr Team maximale Flexibilität und einen breiten Funktionsumfang zu geringen Kosten wünscht und keine formale Portfolioverwaltung, Ressourcenkapazitätsplanung oder Projektfinanzverfolgung benötigt.

#7 Asana

Asana

Ideal geeignet für Marketing-, Personal-, Betriebs- und Produktteams, die ein intuitives Aufgabenmanagement benötigen, das eng mit der Verfolgung der Unternehmensziele verknüpft ist.

Asanas Stärke liegt darin, Arbeit sichtbar zu machen und mit Ergebnissen zu verknüpfen. Die Automatisierungs-Engine für Regeln ermöglicht eine reibungslose Übergabe zwischen Teams, und die Zielfunktion erlaubt es Unternehmen, Strategien von der Führungsebene bis hin zu einzelnen Aufgaben umzusetzen.

Im Jahr 2026 können die KI-gestützten Teammitglieder von Asana Projektpläne erstellen, Aufgaben automatisch zuweisen und Risikobereiche anhand von Projektmustern kennzeichnen. Asana ist kein PMO-Tool im herkömmlichen Sinne. Es bietet keine Finanzverfolgung, keine Ressourcenplanung und keine Portfolio-Governance. Für Teams, die Wert auf Transparenz in der Projektabwicklung und Zielausrichtung legen, bietet es jedoch eine der ausgereiftesten Benutzererfahrungen auf dem Markt.

Ziele

Regelautomatisierung

KI-Teammitglieder

Mehr als 200 Integrationen

Asana-Preise (2026)

Preisgestaltung nach Tarif und wichtigsten enthaltenen Funktionen

Vorteile

• Die übersichtlichste Benutzeroberfläche aller Tools in dieser Liste
• Beste Ziel-Aufgaben-Ausrichtungsfähigkeit für OKR-gesteuerte Organisationen
• Starke native Integrationen mit mehr als 200 Funktionen
• KI-Teammitglieder sorgen 2026 für sinnvolle Planungsautomatisierung

Nachteile

• Keine Finanzkontrolle oder Projektbudgetierung
• Ressourcenmanagement ist eine manuelle Arbeitslastansicht ohne Kapazitätsprognose
• Die Portfolio-Funktion weist Lücken in Bezug auf Finanz- und Risikodaten auf
• Keine lokale Bereitstellung

Asana ist die richtige Alternative zu Airtable, wenn: Ihre Organisation Wert auf die Ausrichtung strategischer Ziele, eine reibungslose Benutzererfahrung und die teamübergreifende Aufgabenkoordination legt, ohne dass eine Finanz- oder Ressourcensteuerung auf PMO-Ebene erforderlich ist.

#8 Jira

Jira

Ideal für Softwareentwicklungs- und IT-Organisationen, die agile Sprints mit Scrum- oder Kanban-Methoden durchführen.

Jira ist die weltweit führende Projektmanagement-Plattform für Softwareentwicklungsteams. Die Atlassian-Updates für 2026 umfassen eine vollständige Überarbeitung der Jira Cloud-Benutzeroberfläche, die Einführung von Rovo als einheitlichen KI-Assistenten für Jira und Confluence sowie die Umbenennung von „Projekte“ in „Bereiche“

Diese Änderungen verbessern die Benutzerfreundlichkeit, ohne Jiras grundlegende Stärke zu beeinträchtigen: die unübertroffene agile Planungstiefe für Entwicklungsteams. Für Enterprise-PMOs, die neben nicht-technischen Programmen auch die Softwareentwicklung steuern, bietet Jira Align einen umfassenden Überblick über die agile Umsetzung auf Portfolioebene. Die Effektivität von Jira sinkt jedoch deutlich für Teams, die nicht in der Entwicklung tätig sind.

Gedränge

Kanban

Rovo AI

Jira Align

Jira-Preise (2026)

Preisgestaltung nach Plan und Bereitstellungsoption

Vorteile

• Branchenstandard für agile Softwareentwicklungsteams
• Deep Scrum, Kanban und Sprint-Management-Funktionen
• Rovo AI bietet intelligente Such- und Automatisierungsfunktionen für Atlassian-Produkte
• On-Premise verfügbar über Jira Data Center

Nachteile

• Steile Lernkurve für technisch nicht versierte Nutzer
• Nicht konzipiert für PMO-Governance, Portfoliomanagement oder Projektfinanzverfolgung
• Für die Transparenz des Unternehmensportfolios ist Jira Align erforderlich, was mit erheblichen Mehrkosten verbunden ist
• Begrenzter Nutzen für Anwendungsfälle außerhalb der Softwareentwicklung

Jira ist die richtige Alternative zu Airtable, wenn: Ihr PMO in erster Linie Softwareentwicklungsprogramme steuert und Ihre Teams in agilen Sprints mit Scrum oder Kanban arbeiten.

#9 Idee

Vorstellung

Ideal für Teams, in denen Dokumentation, Wikis und Wissensmanagement genauso wichtig sind wie die Projektverfolgung.

Notion ist ein umfassender Arbeitsbereich, der Notizen, Datenbanken, Wikis und Projektboards in einer einzigen, flexiblen Umgebung vereint. Es ist eine leistungsstarke Alternative zu Airtable für Teams, deren Projekte im Wesentlichen aus Inhaltsbibliotheken, SOP-Trackern, Planungsdokumenten und Wissensdatenbanken mit einer gewissen strukturellen Komponente bestehen.

Im Jahr 2026 wurde Notion AI deutlich erweitert und unterstützt nun die Zusammenfassung von Dokumenten, die Extraktion von Aufgaben und die Verknüpfung von Datenbanken mit Seiten. Notion bleibt jedoch im Kern ein Wissensmanagement-Tool mit zusätzlichen Projektmanagement-Funktionen – und nicht umgekehrt.

Wikis

Datenbanken

Notion AI

Wissensmanagement

Notion-Preisgestaltung (2026)

Preisgestaltung nach Tarif und wichtigsten enthaltenen Funktionen

Vorteile

• Das beste Tool in dieser Liste zur Kombination von Projektverfolgung mit Dokumentations- und Wissensmanagement
• Die hochflexible Struktur passt sich unterschiedlichen Team-Arbeitsabläufen an
• Notion AI ist für wissensintensive Aufgaben wirklich nützlich
• Wettbewerbsfähige Pauschalpreise

Nachteile

• Kein Ressourcenmanagement, keine Finanzkontrolle, keine Portfolio-Governance und keine Gantt-Planung
• Workflow-Automatisierung und komplexe Berechtigungen sind zweitrangig gegenüber dem Fokus auf die Dokumentation
• Nicht geeignet für formelles PMO-Reporting oder unternehmensweite Liefersteuerung

Notion ist die richtige Alternative zu Airtable, wenn: die zentrale Herausforderung Ihres Teams in der Wissensorganisation und -dokumentation liegt, während eine einfache Projektkoordination eine sekundäre Anforderung darstellt.

#10 Draufsicht

Draufsicht

Am besten geeignet für große Unternehmen mit ausgereiften PMO-Funktionen, die strategische Portfolioplanung, Szenariomodellierung, Investitionspriorisierung und OKR-Abstimmung auf Führungsebene erfordern.

Planview gehört in eine andere Liga als die meisten anderen Tools dieser Liste. Es ist weder eine Aufgabenmanagement-Plattform noch ein herkömmliches Projektmanagement-Tool. Vielmehr handelt es sich um eine Plattform für das Portfolio- und Arbeitsmanagement in Unternehmen, die speziell für Organisationen entwickelt wurden, in denen das PMO als strategische Steuerungsfunktion und nicht als Projektabwicklungsteam fungiert.

Die Stärke von Planview liegt in der Verknüpfung langfristiger strategischer Investitionsentscheidungen mit der Programmdurchführung. Dadurch wird die PMO-Leitung in die Lage versetzt, Portfolioszenarien zu modellieren, Initiativen anhand der Geschäftsergebnisse zu priorisieren und dem Vorstand präzise über die Leistung zu berichten.

Strategische Portfolioplanung

Szenariomodellierung

Investitionspriorisierung

OKR-Ausrichtung

Planview-Preise (2026)

Erwartungen an Preisgestaltung und Implementierung im Unternehmensbereich

Planview verwendet ein individuelles Preismodell für Unternehmen ohne veröffentlichte Listenpreise. Organisationen investieren typischerweise 50.000 US-Dollar oder mehr pro Jahr. Die Lösung erfordert dedizierte Implementierungsressourcen und eignet sich am besten für Organisationen mit mehr als 200 Nutzern und einer formalisierten Projektmanagement-Organisation (PMO).

Vorteile

• Die fortschrittlichste Portfolio-Szenarioplanung und Investitionspriorisierung in dieser Liste
• Konzipiert für strategische PMO-Funktionen auf Führungsebene
• Starke OKR- und strategische Ausrichtungsfähigkeiten

Nachteile

• Hohe Kosten und komplexer Implementierungszeitplan
• Überdimensioniert für Organisationen ohne ausgereifte, formale PMO-Struktur
• Die Benutzererfahrung ist weniger modern als bei Alternativen wie Celoxis oder Monday.com

Planview ist die richtige Alternative zu Airtable, wenn: Ihre Organisation über eine formale PMO-Funktion verfügt, große strategische Investitionsportfolios verwaltet und eine Portfolio-Governance auf Vorstandsebene mit Szenario-Modellierung benötigt.

Inhaltslücke

Nach der Analyse der Top-SERP-Konkurrenten für dieses Keyword zeigen sich in den konkurrierenden Artikeln immer wieder die folgenden kritischen Lücken.

Die Anforderungen an ein unternehmensweites PMO werden nie definiert

Fast jeder Artikel über Airtable-Alternativen listet Tools auf, ohne zu definieren, was ein Enterprise-PMO tatsächlich benötigt. Begriffe wie Portfoliomanagement und Ressourcenplanung werden ungenau verwendet, ohne zu erläutern, welchen Umfang diese Funktionen für eine echte PMO-Funktion haben müssen.

Celoxis fehlt in den meisten Listen oder wird nur in einer Fußnote erwähnt

Die meisten Top-Artikel lassen Celoxis entweder ganz aus oder erwähnen es nur beiläufig. Dabei deckt Celoxis Portfolio-Governance, Ressourcenkapazität, Finanz-Tracking, Risikomanagement, Earned-Value-Analyse und On-Premise-Bereitstellung nativ in einer einzigen Plattform ab.

Die Gesamtbetriebskosten werden ignoriert

Die meisten Artikel vergleichen die Preise für Basisabonnements. Selten wird jedoch berechnet, welche Kosten die einzelnen Tools tatsächlich verursachen, wenn Drittanbieter-Tools hinzugefügt werden, um Lücken in der Ressourcenplanung, der Finanzverfolgung, dem Risikomanagement oder der Zeiterfassung zu schließen.

Das Earned Value Management wird nie erwähnt

EVA und EVM sind grundlegende Anforderungen für Projektsteuerungsteams in den Bereichen Ingenieurwesen, IT-Bereitstellung und öffentliche Verwaltung. Artikel von Wettbewerbern gehen selten darauf ein, ob Tools SPI-, CPI- oder EVM-Berichte unterstützen.

Die lokale Bereitstellung wird als veraltet abgetan

Mehrere Artikel von Mitbewerbern legen nahe, dass die lokale Bereitstellung veraltet sei. Im Jahr 2026 bleibt sie jedoch eine aktive Compliance-Anforderung für Regierungsbehörden, das Gesundheitswesen, den Finanzsektor und andere regulierte Organisationen.

Die PMO-Reifegraddimension fehlt

Monday.com und Asana eignen sich für aufgabenorientierte Teams und PMOs in der Anfangsphase. Celoxis und Planview sind für etablierte PMOs mit formaler Governance konzipiert. Diese Unterscheidung entscheidet darüber, ob ein Tool auch in drei Jahren noch für das Unternehmen geeignet ist.

Dieser Leitfaden unterscheidet zwischen allgemeinem Arbeitsmanagement und echten PMO-Fähigkeiten für Unternehmen, damit Käufer die Tools anhand von Portfolio-Governance, Ressourcenkapazität, Finanzkontrolle, EVM, Bereitstellungsflexibilität und langfristiger PMO-Reife vergleichen können.

Entscheidungsrahmen

SCHRITT 2

Identifizieren Sie Ihre unabdingbaren Anforderungen

Benötigen Sie Ressourcenkapazitätsplanung?
Celoxis, Microsoft Project oder Wrike Pinnacle.

Benötigen Sie eine Projektfinanzverfolgung?
Nur Celoxis oder Microsoft Project Plan 3/5.

Benötigen Sie eine lokale Bereitstellung?
Celoxis, Microsoft Project oder Jira Data Center.

Sie benötigen eine Earned-Value-Analyse?
Celoxis ist die einzige Plattform dieser Art im modernen Cloud-Zeitalter.

Schnelles Onboarding gewünscht?
Monday.com oder Asana.

Benötigen Sie eine Tabellenkalkulations-ähnliche Benutzeroberfläche?
Smartsheet.

Sie benötigen agiles Sprint-Management?
Jira.

SCHRITT 3

Berechnen Sie die tatsächlichen Besitzkosten

Schätzen Sie für jedes der in die engere Wahl gekommenen Tools Folgendes:

• Grundabonnementkosten pro Nutzer und Jahr
• Zusätzliche Tools erforderlich, um Fähigkeitslücken zu schließen
• Integrations- und Wartungsaufwand
• Implementierungs- und Onboarding-Kosten

Bei den meisten Evaluierungen in Unternehmen mit 50 oder mehr Benutzern bietet Celoxis die günstigsten Gesamtbetriebskosten unter den voll ausgestatteten PPM-Alternativen, da es den Bedarf an zusätzlichen Tools überflüssig macht.

SCHRITT 4

Führen Sie parallele Pilotprojekte in realen Szenarien durch

Testen Sie jedes der in die engere Wahl gekommenen Tools anhand von zwei realen Szenarien aus Ihrem Unternehmen:

• Ein Portfolio mit mehreren Projekten und gemeinsam genutzten Ressourcen über drei oder mehr Projekte hinweg
• Ein Projekt, das das Budget überschritten hat und eine Neuplanung erfordert

Die Tools, die diese Szenarien ohne manuelle Umwege oder Integrationen von Drittanbietern bewältigen können, sind diejenigen, die speziell für Ihren konkreten Anwendungsfall entwickelt wurden.

Antworten auf häufig gestellte Fragen von PMOs in Unternehmen bei der Bewertung von Airtable-Alternativen für Portfolio-Governance, Ressourcenplanung, Finanzverfolgung, Bereitstellungsflexibilität und langfristige PMO-Reife.