Airtable übernommen? Beste Alternativen zum Projektmanagement?

Bending Spoons ist das Mailänder Unternehmen hinter AOL, Brightcove, Eventbrite, Evernote, Harvest, komoot, Remini, StreamYard, Vimeo und WeTransfer. Es ging am 1. Juli 2026 an der Nasdaq an die Börse und nahm dabei fast 1,7 Milliarden US-Dollar ein. Die Übernahme von Airtable ist die erste Akquisition seit diesem Börsengang. Airtable, gegründet 2013, kombiniert eine tabellenkalkulationsähnliche Oberfläche mit einer Datenbankstruktur und hat sich zu einem wirklich großen Unternehmen entwickelt: mit einem jährlichen Umsatz von rund 480 Millionen US-Dollar (Stand: Juni 2026) und einem Wachstum von über 20 % pro Jahr. Das ist nach den meisten Maßstäben ein starkes Unternehmen. Es bedeutet aber auch einen deutlichen Rückgang gegenüber der Bewertung von rund 11 Milliarden US-Dollar, die Airtable in seiner Finanzierungsrunde 2021 erreichte. Das verdeutlicht, wie der Markt diese ganze Kategorie von Tools neu bewertet hat.

Airtables CEO, Howie Liu, hat die Übernahme öffentlich als Chance dargestellt, dem Unternehmen mehr Ressourcen und einen langfristigen Investor für den weiteren Ausbau seiner KI-basierten Plattform zu sichern. Aus seiner Sicht ist diese Interpretation nachvollziehbar. Ob sich dies jedoch tatsächlich auf die Nutzer auswirkt, die monatlich die Rechnung bezahlen, ist eine andere Frage – und genau diese sollte Ihre Aufmerksamkeit verdienen.

Um es bezüglich des Zeitpunkts klarzustellen: Die Übernahme ist noch nicht abgeschlossen. Sie steht unter dem Vorbehalt der behördlichen Genehmigung und wird voraussichtlich vor Ende 2026 abgeschlossen sein. Preise, Funktionsplan und Support bleiben zum jetzigen Zeitpunkt unverändert. Wer behauptet, Airtable würde „einstellen“ oder die Preise würden „nächsten Monat steigen“, greift zu weit.

Der Grund, warum diese Übernahme mehr Besorgnis auslöst als andere Akquisitionen, liegt nicht an Airtable selbst. Es ist vielmehr die Vorgehensweise von Bending Spoons, die mittlerweile so öffentlich und konsistent ist, dass man daraus Rückschlüsse ziehen kann.

Nach der Übernahme von Evernote Ende 2022 verdoppelte Bending Spoons die Abonnementpreise in den folgenden Jahren nahezu und begrenzte im Dezember 2023 die kostenlose Version auf insgesamt 50 Notizen – ohne Bestandsschutz für bestehende Gratisnutzer. Als Bending Spoons im Juli 2024 WeTransfer übernahm, entließ das Unternehmen innerhalb von etwa zwei Monaten nach Abschluss der Transaktion rund 75 % der über 350 Mitarbeiter. Vimeo, ebenfalls ein Unternehmen von Bending Spoons, verzeichnete in den Monaten nach der Übernahme sowohl Preiserhöhungen als auch Entlassungen. All dies ist kein Geheimnis. Es ist in SEC-Berichten, in der Wirtschaftspresse und in den öffentlichen Stellungnahmen des Unternehmens zu seiner Akquisitionsstrategie dokumentiert. Diese beschreibt Bending Spoons als schnelles Vorgehen, um die Lücke zwischen dem Ist-Zustand eines Produkts und den Unternehmenszielen zu schließen.

Nichts davon garantiert, dass Airtable denselben Weg einschlagen wird. Bending Spoons hat ebenfalls erklärt, die übernommenen Unternehmen weiterzuentwickeln und auszubauen, anstatt sie zu zerschlagen und gewinnbringend zu verkaufen. Zudem hat das Unternehmen nach der Übernahme von Produkten wie Evernote tatsächlich Entwicklungsarbeit geleistet. Doch wenn Sie als PMO-Leiter oder CTO für eine Plattform verantwortlich sind, von der Ihr gesamtes Unternehmen abhängt, dann ist die Tatsache, dass der Käufer regelmäßig Preiserhöhungen und Personalabbau plant, genau die Art von Information, die Sie in Ihre Risikoliste aufnehmen sollten – unabhängig davon, ob Sie sofort darauf reagieren oder nicht.

Scrollt man diese Woche durch die Projektmanagement- und Airtable-Communitys auf Reddit , ergibt sich ein recht einheitliches Bild. Einiges ist genau so, wie man es erwarten würde: Schock, ein paar Witze über den Firmennamen und eine Welle von Nutzern, die vorsichtshalber stillschweigend ihre Datenbanken exportieren. Doch unter all den Reaktionen findet sich ein hilfreicher Thread mit praktischen Tipps von Leuten, die bereits Plattformmigrationen erlebt haben. Dieser Thread ist besonders nützlich, da er unabhängig davon relevant ist, ob man bei Airtable bleibt oder zu einer anderen Plattform wechselt.

Einige Punkte tauchten immer wieder auf:

• Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer tatsächlichen Ressourcen, bevor Sie irgendetwas ändern. Teams, die eine Migration als „jede Tabelle und Automatisierung neu erstellen“ betrachten, verschwenden deutlich mehr Zeit als Teams, die zunächst prüfen, welche Felder, Ansichten und Automatisierungen tatsächlich Last tragen und welche Überbleibsel aus einem Projekt von vor zwei Jahren sind.
• Testberichte und Dashboards sollten auf Genauigkeit geprüft werden, nicht nur auf ihre Existenz. Mehrere Kommentatoren wiesen darauf hin, dass das eigentliche Problem nicht in einer fehlenden Funktion liegt, sondern in einem Bericht, der zwar auf den ersten Blick korrekt aussieht, aber stillschweigend von der Realität abweicht, weil er manuell in einer Tabelle korrigiert wird, die niemand sonst einsehen kann.
• Prüfen Sie, wo Berechtigungen tatsächlich gelten. „Erweiterte Berechtigungen“ haben auf verschiedenen Plattformen unterschiedliche Bedeutungen. Manche Tools unterstützen nur den Zugriff auf Workspace-Ebene, andere reichen bis auf die Ebene einzelner Felder. Diese Unterscheidung ist besonders wichtig, wenn mehrere Abteilungen im selben System arbeiten.
• Testen Sie nicht nur die Funktionsfähigkeit, sondern auch, wie Automatisierungen versagen. Ein Kommentator beschrieb einen Zapier-Flow, der an eine bestimmte Ansicht gebunden war und nach einer Migration stillschweigend nicht mehr funktionierte. Drei Wochen lang blieb dies unbemerkt, da sich niemand darum kümmerte. Ein Tool, das deutlich versagt, genießt deutlich mehr Vertrauen als eines, das stillschweigend ausfällt.
• Testen Sie einen realen Workflow, bevor Sie sich festlegen. Anstatt Funktionslisten zu vergleichen oder zehn Demovideos anzusehen, wurde am häufigsten empfohlen, ein einzelnes Live-Projekt von Anfang bis Ende auf einer Kandidatenplattform mit den tatsächlichen Nutzern durchzuführen, bevor man eine Entscheidung trifft.

In denselben Diskussionen gab es auch einige Einwände gegen Panikmache. Einige Kommentatoren wiesen darauf hin, dass die meisten Übernahmen erst nach sechs bis zwölf Monaten zu nennenswerten Änderungen an Roadmap oder Preisen führen und dass eine überstürzte Migration letztendlich mehr Zeit und Aufwand kosten kann als die befürchtete Preiserhöhung. Das ist ein berechtigter Einwand und sollte neben dem oben genannten Argument der Risikobewertung berücksichtigt werden. Die beste Position liegt irgendwo in der Mitte: Sie müssen nicht diese Woche migrieren, sollten aber wissen, auf welches System Sie wechseln würden, falls die Entscheidung Ihnen abgenommen würde.

Wofür Sie sich letztendlich entscheiden und wann immer Sie die Entscheidung treffen, ist der Evaluierungsprozess wichtiger als der Markenname auf der Auswahlliste. Hier ist eine praktische Vorgehensweise, die direkt auf den oben genannten Mustern basiert.

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme, nicht mit einer Einkaufsliste. Erstellen Sie eine Übersicht aller Tabellen, Ansichten, Automatisierungen und Integrationen, die aktuell in Airtable aktiv genutzt werden. Markieren Sie alles, dessen Zweck niemand erklären kann. Sie können kein Ersatzsystem für ein System bewerten, das Sie nicht vollständig analysiert haben.

Unterscheiden Sie zwischen „anders“ und „schlechter“. Jede Alternative wird sich anfangs anders anfühlen als Airtable, denn die Flexibilität von Airtable regt jedes Team dazu an, es etwas anders zu nutzen. Das bedeutet aber nicht, dass das neue Tool schlechter ist. Beurteilen Sie die Kandidaten anhand Ihrer tatsächlichen Anforderungen, nicht anhand Ihrer gewohnten Vorgehensweise.

Beziehen Sie diejenigen ein, die die Auswirkungen als Erste spüren werden. Ressourcenverantwortliche müssen sehen, wer projektübergreifend überlastet ist. Projektmanager müssen Zeitpläne selbstständig erstellen und aktualisieren können, ohne auf die IT zurückgreifen zu müssen. Die Führungsebene benötigt verlässliche Dashboards ohne zusätzliche Tabellenkalkulationen. Bringen Sie alle drei Beteiligten an einen Tisch, bevor Sie etwas unterschreiben.

Überlegen Sie, wie umfangreich das Projekt werden muss. Eine zentrale Datenquelle für 50 Personen mit ähnlichen Aufgaben stellt eine ganz andere Anforderung dar als eine für 500 Personen aus den Bereichen Produktentwicklung, Marketing, Betrieb und Finanzen. Enterprise-Projektmanagement-Software und ein einfacher Aufgaben-Tracker lösen unterschiedliche Probleme – seien Sie ehrlich zu sich selbst, welche Lösung Sie tatsächlich benötigen.

Wenn man das Branding außer Acht lässt, lassen sich die meisten Anforderungen an große Teams auf fünf Punkte reduzieren.

Zeitpläne und Terminplanung

Sie benötigen echte Gantt-Diagramme undeine entsprechende Terminplanung, keine Kalenderansicht, die als solche getarnt ist. Bei mehr als nur wenigen voneinander abhängigen Aufgaben ist außerdem eine korrekte Abhängigkeitslogik und idealerweise die Darstellung des kritischen Pfads erforderlich, damit Sie erkennen können, welche Verzögerungen Ihren Liefertermin tatsächlich gefährden und welche nicht.

Ressourcen- und Kapazitätsplanung

Hier stoßen viele Airtable-basierte Systeme an ihre Grenzen. Ressourcenmanagement-Software und Kapazitätsplanungstools müssen zentral anzeigen, wer in allen aktiven Projekten überlastet ist, nicht nur in einem einzelnen. Ohne diese Übersicht werden Ressourcenentscheidungen projektbezogen getroffen, und niemand bemerkt, dass dieselbe Person in drei Projekten doppelt eingeplant ist – bis es zu spät ist.

Reporting-Dashboards, denen die Leute tatsächlich vertrauen

Dashboards sind nur dann sinnvoll, wenn die Führungsebene präzise Zahlen abrufen kann, ohne dass jemand heimlich eine Schattenversion in einer Tabellenkalkulation pflegt. Gute Reporting-Dashboards aktualisieren sich automatisch anhand derselben Projektdaten, mit denen alle arbeiten. So gibt es nur eine einzige Version des Projektfortschritts anstatt drei widersprüchlicher Darstellungen.

Berechtigungen und Governance

Große Teams benötigen Berechtigungsstrukturen, die über „Jeder kann alles bearbeiten“ oder „Jeder kann alles sehen“ hinausgehen. Das bedeutet rollenbasierte Zugriffsrechte, die nach Arbeitsbereich, Projekt und in manchen Fällen bis hin zu einzelnen Feldern eingeschränkt werden können, sodass die Finanzabteilung Budgetdaten einsehen kann, die das Marketing nicht benötigt und auch nicht einsehen sollte.

Automatisierung, die Sie nicht beaufsichtigen müssen

Automatisierungen sind nur dann wertvoll, wenn sie zuverlässig und transparent sind. Eine Plattform, die fehlerhafte Automatisierungen deutlich kennzeichnet, ist mehr wert als eine, die stillschweigend die Datenerfassung einstellt und wochenlang fehlerhafte Berichte liefert, bevor es jemandem auffällt.

Basierend auf den oben genannten Anforderungen sind hier die Plattformen aufgeführt, die Sie in die engere Auswahl nehmen sollten, wenn Sie als großes Team oder PMO Projektmanagement-Software evaluieren.

• Celoxis – Projekt- und Portfoliomanagement der Enterprise-Klasse, speziell entwickelt für Organisationen , die mehrere Projekte gleichzeitig abteilungsübergreifend durchführen
• Wrike – Projektmanagement auf Portfolioebene mit aussagekräftigem Reporting und teamübergreifender Transparenz.
• Monday.com / Monday Work Management – ​​Flexibles, hochgradig visuelles Projekt-Tracking, das gut skalierbar ist, aber oft ein separates CRM-Produkt für alles, was mit dem Vertrieb zu tun hat, benötigt.
• ClickUp – All-in-One-Arbeitsmanagement mit einem breiten Funktionsumfang und einer entsprechenden Lernkurve.
• Smartsheet – Vertraute Tabellenkalkulationsoberfläche mit soliden Unternehmensfunktionen, beliebt bei Teams, die eine Logik bevorzugen, die näher an Excel liegt.

Eine kleinere Kategorie verdient ebenfalls Erwähnung: Datenbanktools im Airtable-Stil wie Baserow und Grist. Mehrere Kommentatoren in Reddit-Threads wiesen darauf hin, dass diese Tools strukturell sehr ähnlich seien und sogar Importfunktionen zum direkten Übertragen von Airtable-Datenbanken böten. Diese Tools sind einen Blick wert, wenn Sie eine flexible Datenbank mit Tabellenkalkulations-Oberfläche benötigen. Sie stehen jedoch vor demselben Governance-Problem, mit dem sich Airtable-Nutzer aktuell auseinandersetzen: Ohne einen dedizierten Datenmodellverantwortlichen neigt jedes ausreichend flexible Tool dazu, unübersichtlich zu werden. Wenn Ihr Hauptbedarf in der Erstellung von Projektzeitplänen, Ressourcenplanungund Berichten in großem Umfang liegt und nicht in einer universellen Datenbank, erreichen Sie Ihr Ziel in der Regel schneller mit einer speziell entwickelten Projektmanagement-Plattform.

Die Preise ändern sich bei all diesen Anbietern häufig. Betrachten Sie die oben genannten Zahlen daher eher als Ausgangspunkt für Ihren eigenen Vergleich von Projektmanagement-Software und nicht als endgültige Zahl. Bestätigen Sie die aktuellen Preise direkt, bevor Sie ein Budget erstellen.

Kurzer Hinweis vorab, da dieser Artikel auf dem Celoxis-Blog veröffentlicht wurde: Bitte lesen Sie den folgenden Abschnitt in diesem Kontext. Die obigen Abschnitte dienen nicht der Verkaufsförderung; sie beschreiben die gleichen Bewertungskriterien, die Sie unabhängig vom gewählten Anbieter anwenden würden. In diesem Abschnitt erläutern wir, warum wir unserer Meinung nach im Vergleich zu anderen Anbietern gut abschneiden.

Celoxis wurde von Grund auf als Software für das Projekt- und Portfoliomanagement in Unternehmen entwickelt, nicht als flexible Datenbank, deren Projektmanagementfunktionen erst im Laufe der Zeit erweitert wurden. Dieser Unterschied steht im direkten Widerspruch zu den in den oben genannten Reddit-Threads geäußerten Bedenken:

Zeitpläne, die keine Workarounds benötigen. Celoxis bietet standardmäßig vollständige Gantt-Diagramme mit Abhängigkeitslogik und Darstellung des kritischen Pfads, sodass Projektmanager die Terminplanung nicht wie bei vielen Airtable-Systemen im Laufe der Zeit aufwendig aus verknüpften Datensätzen und Formeln erstellen müssen.

Die Ressourcenplanung erstreckt sich über das gesamte Portfolio, nicht nur auf einzelne Projekte. Celoxis zeigt die Ressourcenauslastung und Überbelegung in allen aktiven Projekten, denen eine Person zugeordnet ist. Genau diese Transparenz darüber, wer in mehreren Projekten überlastet ist, wurde von Reddit-Nutzern als häufige Lücke bemängelt.

Dashboards, die keine Schatten-Tabelle benötigen. Die Berichte greifen direkt auf Live-Projektdaten zu, sodass das Dashboard, das die Führungsebene sieht, dieselben Zahlen widerspiegelt, die ein Projektmanager beim Öffnen einer Aufgabe sieht – und nicht einen manuell abgeglichenen Export aus der Vorwoche.

Berechtigungen bis hinunter auf Feldebene. Celoxis unterstützt rollenbasierte Zugriffskontrolle auf Workspace-, Projekt- und Feldebene und beantwortet damit genau die Governance-Frage, die in den Diskussionen immer wieder aufkam, wo „erweiterte Berechtigungen“ tatsächlich Anwendung finden.

Automatisierungen mit integrierter Finanzverfolgung. Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Automatisierungen laufen parallel zu Zeiterfassung, Budgetierung und Kostenverfolgung im selben System, sodass Sie kein separates Tool benötigen, nur um zu überprüfen, ob ein Projekt tatsächlich im Budget liegt.

Eine Plattform, die für große, abteilungsübergreifende Teams ausgelegt ist. Celoxis wird von PMOs eingesetzt, die Tausende von Aufgaben in Dutzenden paralleler Projekte verwalten. Es gibt verschiedene Preispläne (ab ca. 10 US-Dollar pro Benutzer/Monat für die Core Edition, skalierbar über Essentials, Professional und Business) sowie eine On-Premise-Option für Organisationen mit strengeren Datenschutzanforderungen.

Wenn Ihr Team derzeit intensiv mit Airtable arbeitet und sich fragt, wie aufwendig ein Umzug wäre, lautet die ehrliche Antwort: Jede Migration erfordert sorgfältige Planung. Wir empfehlen Ihnen daher, den Schritt mit klarem Kopf anzugehen, anstatt ihn zu überstürzen. Wir bieten Ihnen ein System, das speziell für die Probleme großer Teams entwickelt wurde, die über die Grenzen einer flexiblen Datenbank hinauswachsen.

Wird Airtable eingestellt? Nein. Airtable läuft normal weiter, und die Übernahme von Bending Spoons ist noch nicht abgeschlossen. Sie wird voraussichtlich bis Ende 2026 abgeschlossen sein, vorbehaltlich der behördlichen Genehmigung.

Werden die Preise von Airtable nach der Übernahme steigen? Bisher wurden keine Preisänderungen angekündigt. Erfahrungsgemäß folgen auf frühere Übernahmen von Evernote, WeTransfer und Vimeo Preiserhöhungen und Personalabbau, in der Regel innerhalb weniger Monate nach Abschluss der Transaktion. Daher ist es wahrscheinlich, dass sich das Preismodell von Airtable im Laufe der Zeit ändern wird, auch wenn bisher keine Änderungen sichtbar sind.

Welche Airtable-Alternative eignet sich am besten für große Teams? Das hängt davon ab, ob Sie Projektmanagement auf Portfolioebene oder eine flexible Allzweckdatenbank benötigen. Für Teams, die Echtzeit-Zeitpläne, projektübergreifende Ressourcenplanung sowie Reporting und Berechtigungen auf Unternehmensebene benötigen, sind Celoxis, Wrike und Smartsheet am besten geeignet. Für Teams, die hauptsächlich eine Datenbank im Airtable-Stil benötigen, sind Baserow und Grist strukturell vergleichbare Alternativen.

Sollten wir jetzt von Airtable wegziehen? Nicht unbedingt. An Airtables Produkt oder Preisen hat sich bisher nichts geändert, und eine überstürzte Migration verursacht oft höhere Kosten durch Störungen als eine Preiserhöhung. Sinnvoller ist es jetzt, zu prüfen, wofür Sie Airtable tatsächlich nutzen und eine Ausweichlösung zu finden, damit Sie selbstbestimmt und nicht gezwungenermaßen wechseln können.

Wie aufwendig ist es, ein großes Team von Airtable zu migrieren? Das hängt viel stärker von der Menge an benutzerdefinierter Logik (Formeln, verknüpfte Datensätze, Automatisierungen) ab, die Sie entwickelt haben, als von der Zielplattform. Eine Bestandsaufnahme der tatsächlich genutzten Funktionen, gefolgt von einem Pilotprojekt mit einem realen Workflow vor der vollständigen Einführung, erweist sich in der Praxis immer wieder als der unkomplizierteste Ansatz.

Das alles bedeutet nicht, dass Sie diese Woche eine Entscheidung treffen müssen. Airtable funktioniert weiterhin, der Deal ist noch nicht abgeschlossen, und überstürzte Migrationen verursachen meist mehr Probleme als sie lösen. Wichtig ist jetzt der unspektakuläre Teil: Prüfen Sie, was Sie tatsächlich nutzen, klären Sie Ihren Bedarf an Ressourcen, Berichten und Berechtigungen im Zuge des Wachstums und erstellen Sie eine Vorauswahl, damit Sie die Optionen aus einer Position der Wahlfreiheit und nicht unter Zeitdruck bewerten können.

Wenn Sie wissen möchten, wie sich eine speziell für das Projekt- und Portfoliomanagement großer Teams entwickelte Plattform im Vergleich zu Ihrer aktuellen Lösung schlägt, sollten Sie dieses Gespräch führen, bevor Sie es überhaupt benötigen.