Für jeden Projektmanager ist die enge Zusammenarbeit mit den Stakeholdern – also den relevanten Personen, die mit dem Projekt verbunden sind und deren Meinungen und Handlungen das Projektergebnis direkt beeinflussen – von entscheidender Bedeutung. Ich bezeichne dies als „entscheidend“, da ganze 30 % aller Projekte aufgrund mangelhafter Kommunikation scheitern.
Die Festlegung von Grundregeln für eine effektive Stakeholder-Kommunikation spart Zeit, beseitigt Hindernisse und trägt letztendlich dazu bei, das Projekt termingerecht und im Budgetrahmen abzuschließen. Es gibt verschiedene Kommunikationsmethoden, die Sie bei der Kommunikation mit Stakeholdern in Ihrem Unternehmen einsetzen sollten. Alle im Folgenden beschriebenen Methoden haben ihre Vor- und Nachteile. Wählen Sie daher die passende Methode, abhängig von der Botschaft, die Sie Ihren Stakeholdern vermitteln möchten.
Vereinbaren Sie einen Termin
Stakeholder-Meetings sind die gängigste Kommunikationsmethode in Unternehmen, insbesondere weil sie Zeit sparen, da sie die Übermittlung von Botschaften an eine große Anzahl von Personen ermöglichen. Am besten eignen sich PowerPoint, Prezi oder andere Mindmapping- Softwarelösungen zur Vermittlung der Botschaft. Die persönliche Anwesenheit der Stakeholder im selben Raum beugt Missverständnissen vor.
Allerdings ist zu beachten, dass mit zunehmend verteilten Teams geplante Meetings immer seltener werden. Dank wachsender Online-Plattformen, die Echtzeit-Transparenz gewährleisten, sind Kunden nicht länger passive Informationskonsumenten. Periodische Berichte ohne kontinuierliche Kommunikation reichen nicht mehr aus.
Newsletter versenden
Mithilfe des Intranets oder der bestehenden Kollaborationsplattform Ihres Unternehmens können Sie proaktiv handeln und einen Newsletter erstellen, der in festgelegten Abständen an die Stakeholder versendet wird. So erreichen Sie auch Stakeholder, die nicht direkt am Projekt beteiligt sind. Beachten Sie jedoch, dass E-Mail ein einseitiger Kommunikationskanal ist. Vermeiden Sie E-Mail daher für Angelegenheiten, die sofortiges Feedback erfordern.
Separate Online-Meetings per Bildschirmübertragung
So zeitaufwendig separate persönliche Treffen auch sein mögen, sie sind der beste Weg, die Botschaft an alle Beteiligten zu vermitteln. Nicht jeder reagiert gleich auf Ihren Präsentationsstil. Durch separate Treffen können Sie daher detaillierter und gezielter auf die Anliegen der einzelnen Beteiligten eingehen. Angesichts der zunehmend verteilten Teams und des wachsenden Trends, externe Dienstleister in Projekte einzubinden, wird die Kommunikation über Bildschirme immer mehr zum neuen persönlichen Treffen, da viele Meetings über Online-Kommunikations- und Kollaborationsplattformen stattfinden. Eine Präsentation ist optional; konzentrieren Sie sich lieber auf den Dialog.
Projektzusammenfassungsbericht
Projektzusammenfassungsberichte werden üblicherweise in festgelegten Abständen (wöchentlich, monatlich) versendet. Das Vorgehen ist hier bereits vereinbart. Wenn Ihr Projekt also im Zeit- und Budgetrahmen liegt, sollten Sie sich keine Sorgen machen. Untermauert mit Daten und Statistiken sollten Sie die erfolgreichsten Aspekte Ihres Projekts hervorheben und den Stakeholdern versichern, dass Sie die Situation im Griff haben.
Vereinbaren Sie eine Telefonkonferenz
Telefonkonferenzen werden am häufigsten dann genutzt, wenn ein Problem zu dringlich für ein Meeting ist. Wenn Sie also das Gefühl haben, dass ein Hindernis sofort gelöst werden muss, können Sie eine Telefonkonferenz ansetzen, die innerhalb weniger Minuten oder Stunden organisiert werden kann. Bedenken Sie, dass Telefonkonferenzen eher für die einseitige Kommunikation geeignet sind. Daher ist es ratsam, vor Beginn der Konferenz eine Agenda vorzubereiten.
Mittagstreffen
Mittagstreffen zählen zu den informellen Kommunikationsformen im Rahmen von Stakeholder-Meetings. Sie eignen sich hervorragend, um ehrliches Feedback zu erhalten oder die Zustimmung der Stakeholder zu einer bestimmten Idee einzuholen. Bedenken Sie, dass informelle Treffen genauso effektiv sein können wie offizielle.
Autor:
Stefan Jordev ist Master of Science in E-Business-Management und Marketingspezialist für Seavus' Project Viewer. Seine Leidenschaft gilt Projektmanagement und Mindmapping, und er sucht ständig nach innovativen Wegen, diese beiden Bereiche zu kombinieren. Er schreibt regelmäßig für vier Projektmanagement-Blogs und hat über ein Dutzend E-Books zu diesem Thema verfasst.
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