Ein guter Projektmanager versteht das genau. Zu viele Aufgaben überfordern die Teammitglieder, zu wenige hingegen verschwenden Zeit und Ressourcen. Ein ausgewogenes Verhältnis ist entscheidend für die Motivation der Teammitglieder und den Projekterfolg.
Idealerweise analysiert ein Projektmanager die Arbeitsbelastung bereits in der Planungsphase, um Risiken und Änderungen während der Durchführung zu minimieren. Die „Arbeitsbelastung“ umfasst die erforderlichen Aktivitäten und Ressourcen zur Erstellung der vereinbarten Endergebnisse. Ein guter Projektmanager sollte jedem Teammitglied genau die richtige Menge an Arbeit zuweisen, sodass diese überschaubar ist und die Qualität der Ergebnisse hoch bleibt.
Vor diesem Hintergrund sollte die Optimierung der Mitarbeiterleistung oberste Priorität für den Projektmanager haben. Bei optimaler Leistung werden Aktivitäten und Ressourcen so zugeordnet, verteilt und verwaltet, dass ein Projekt wirtschaftlich abgeschlossen werden kann. Darüber hinaus sorgt ein gut geführtes Projekt für Zufriedenheit beim Management, den Stakeholdern, dem Projektmanager und dem gesamten Team.
Im Folgenden werden vier Aktivitäten zur Arbeitslaststeuerung beschrieben, die ein Projektmanager in einem Projekt anwenden kann. Gehen Sie von Anfang bis Ende vor und wiederholen Sie die Schritte bei Bedarf.
Effektiv delegieren
Die beste Managementpraxis beinhaltet stets effektives Delegieren. Machen Sie sich mit den fachlichen und sozialen Kompetenzen jedes Teammitglieds vertraut. Prüfen Sie deren Verfügbarkeit, z. B. Arbeitszeiten, Schichten, Beteiligung an anderen Projekten und Urlaubszeiten. Delegieren Sie Aufgaben, die zu den jeweiligen Eigenschaften und Gegebenheiten passen. Denken Sie an die alte Weisheit: „Für jede Aufgabe die richtige Person.“
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Priorisieren Sie sorgfältig
Priorisierung bedeutet, den Wert einer Aufgabe einzuschätzen, sie der geeigneten Person zuzuweisen und den erforderlichen Aufwand und die benötigten Ressourcen (einschließlich Zeit) abzuschätzen. Bei Aufgaben mit hoher Priorität empfiehlt es sich, diese einem Teammitglied zu übertragen, das über die erforderlichen Kompetenzen verfügt, mehr Erfahrung hat und sich in der Vergangenheit bei Projekten als zuverlässig erwiesen hat. Dadurch lässt sich das Risiko mangelhafter Leistung deutlich reduzieren.
Verwenden Sie die richtige Software
Die Verwendung der richtigen Projektmanagement-Software ist äußerst hilfreich, um einen aktuellen Überblick über den Projektfortschritt zu erhalten. Die Echtzeit-Aktualisierung der Arbeitsaktivitäten der Teammitglieder ermöglicht es dem Projektmanager und den Stakeholdern , den Projektfortschritt zu erkennen und festzustellen, welche Teammitglieder oder Aufgaben weitere Unterstützung benötigen. So die Ressourcenzuweisung für aktuelle und zukünftige Projekte effizienter gestalten.
Objektiv bewerten
Überprüfen Sie laufende Aufgaben regelmäßig. Nutzen Sie den vorab festgelegten Überprüfungsplan für die routinemäßige Bewertung. Da jedoch jedes Projekt anders ist, können Sie Überprüfungen nach Bedarf durchführen. Mit der richtigen Projektmanagement-Software kann ein Projektmanager Bereiche identifizieren, die außerhalb der geplanten Überprüfung eine individuelle Bewertung erfordern. So können Problembereiche erneut geprüft, angepasst, korrigiert und gegebenenfalls wiederholt werden.
Die Bewältigung von Arbeitslasten ist in der Tat eine Kunst und Wissenschaft. Glücklicherweise bietet die heutige Technologie Projektmanagern ein wichtiges Werkzeug, um die Projektplanung, -durchführung und -bewertung besser zu unterstützen. Mit der richtigen PPM-Software, objektiver Bewertung sowie Delegations- und Priorisierungsfähigkeiten lässt sich die Arbeitslast effizient managen.
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